Arbeitsplatz einrichten: 3 Tipps und 1 Warnung

Die Neubesetzung einer Stelle in Ihrem Unternehmen bedeutet in den meisten Fällen, dass ein bestehender Arbeitsplatz neu eingerichtet werden muss. Vergessen Sie dabei nicht, ein Augenmerk auf den sorgsamen Umgang mit «alten» Akten und Dokumenten zu legen.

Erfolgreiche Unternehmen haben üblicherweise einen Onboarding-Prozess für neue Mitarbeitende. Wer als Verstärkung zum Team stösst, soll schliesslich bald alle Personen und Vorgänge kennen, um auch tatkräftig mit anpacken zu können. Doch offen gefragt: Haben Sie auch festgelegt, was ganz praktisch mit einem Arbeitsplatz geschieht, wenn die dort tätige Person wechselt? Hier einige Punkte, die Ihre Beachtung verdienen:

Alte Dokumente archivieren oder entsorgen (lassen)
Keine Frage: Niemand trifft am neuen Arbeitsplatz gerne auf «Überreste» der Vorgängerin oder des Vorgängers. Hinzu kommt eine zweite Dimension, nämlich der Schutz von unternehmensinternen Daten und der Privatsphäre von ausgeschiedenen Mitarbeitenden. Deswegen empfiehlt es sich, verbleibende Akten entweder am korrekten Ort abzulegen oder sie fachgerecht und sicher vernichten zu lassen. Die Altpapiersammlung ist dafür der falsche Weg, am besten beauftragen sie einen zertifizierten Dienstleister
Alle notwendigen Geräte bereitstellen und einrichten
Sorgen Sie dafür, dass der Arbeitsplatz komplett vorbereitet ist. Neben den grundlegenden Elementen rund um den Schreibtisch steht hier vor allem die elektronischen Helfer im Fokus: Stellen Sie sicher, dass alle benötigten Devices vorhanden sind, allen voran der Computer, der (zusätzliche) Laptop und das Telefon, falls Sie noch klassische Endgeräte benutzen. Wenn Sie einen vorhandenen Rechner weiterverwenden, sollte sich dieser in einem möglichst «sauberen» Zustand befinden, sprich alle alten Daten gelöscht sein.
E-Mails und weitere Zugänge vorbereiten
Geben Sie bei den verantwortlichen Personen im Unternehmen rechtzeitig in Auftrag, die benötigten Accounts einzurichten. Dazu gehört ganz sicher eine E-Mail-Adresse, die an allen Geräten bereits angelegt ist, aber beispielsweise auch Profile in verwendeten Programmen wie ERP-Systemen, internen Messenger-Plattformen oder Projektmanagement-Tools.
Ein Willkommenspräsent besorgen
Hier geht es ganz eindeutig um die Geste: Schon mit einem kleinen Geschenk tragen Sie dazu bei, dass der oder die «Neue» den ersten Arbeitstag mit einem Lächeln beginnt. Ob ein Blumenstrauss, Pralinen oder eine Flasche Wein – eine Überraschung zur Begrüssung lässt alles gleich ein wenig einfacher gelingen. Gerade die ersten drei Punkte mögen absolut selbstverständlich erscheinen. Wenn aber nur ein Element nicht wunschgemäss funktioniert, bringt dies Verzögerungen im Ablauf mit sich. Ausserdem ist nicht zu unterschätzen, wie wichtig es ist, dass sich neue Mitarbeitende rundum willkommen fühlen. Studien belegen, dass ein gutes Onboarding die Mitarbeiterbindung in Unternehmen um bis zu 25 Prozent steigern kann und die Leistung nach Stellenantritt messbar verbessert. Ganz offensichtlich besteht in vielen Fällen noch Luft nach oben: Bei einer Umfrage der auf HR spezialisierten Haufe Gruppe gaben mehr als 80 Prozent der Befragten an, dass sie bei ihrer eigenen Einarbeitung noch Verbesserungspotenzial sehen.

Haben sich in Ihrem Unternehmen alte, aber noch immer vertrauliche Dokumente angesammelt, die Sie zuverlässig entsorgen möchten? Wir bieten Ihnen die für Ihre Bedürfnisse passende Lösung, von der sicheren Lagerung über den Transport bis hin zur endgültigen physischen Vernichtung in unseren Hochleistungsschreddern.

Nachhaltigkeit wird bei Reisswolf grossgeschrieben – und das in dreifacher Hinsicht. Denn wir sind uns der Verantwortung bewusst, die der Umgang mit Wertstoffen und mit sensiblen Kundendaten mit sich bringt.

Vernichtung und Verwertung

Im Auftrag unserer Kundinnen und Kunden vernichten wir zuverlässig Akten und Datenträger. «Vernichten» bedeutet in diesem Zusammenhang jedoch nicht, dass sich die Überreste einfach in Luft auflösen. Unsere wichtigste Aufgabe ist die unumkehrbare Zerstörung und der daraus resultierende Datenschutz. Wenn dieser Task erfüllt ist, versuchen wir, so viele Wertstoffe wie möglich – und sinnvoll – im Kreislauf zu erhalten. Alles andere entsorgen wir umweltgerecht.

Im Falle von Papier bedeutet dies: Nach der vollständigen Vernichtung, die eine Wiederherstellung komplett ausschliesst, werden die Überreste der Akten zu Hygienepapier verarbeitet, beispielsweise zu Servietten oder Toilettenpapier.
Datenträger wie Festplatten, USB-Sticks oder Tablets shreddern wir mit unseren Hochleistungsgeräten in extrem kleine Teile. Diese werden anschliessend nach Materialgruppen getrennt und eingeschmolzen.
Bei Kreditkarten präsentiert sich die Situation ein wenig anders: Um einen Missbrauch der Daten auf dem Chip verlässlich auszuschliessen, werden die Karten vollständig zermahlen. Was danach noch übrig ist, geht in die thermische Verwertung. Ein anderes Vorgehen wäre in diesem Fall weder ökologisch noch ökonomisch sinnvoll.

Für alle Rohstoffe arbeiten wir in langjährigen Partnerschaften mit ausgewiesenen Experten zusammen, deren Prozesse wir genau kennen und auf deren Vertrauenswürdigkeit wir deswegen uneingeschränkt zählen können.

Prozesse und Ressourceneinsatz

Neben dem nachhaltigen Umgang mit Rohstoffen legen wir bei Reisswolf grössten Wert auf Effizienz: All unsere Prozesse sind darauf ausgelegt, Doppelspurigkeiten und Reibungsverluste zu verhindern. Dies gilt nicht nur, aber ganz speziell im Bereich der Mobilität. Wir planen alle Touren unserer Entsorgungsfahrzeuge äusserst sorgfältig, Leerfahrten kommen grundsätzlich nicht vor. Der Fuhrpark selbst ist auf die Einsparung von Emissionen ausgelegt und wir aktualisieren ihn regelmässig.

Hinzu kommen unsere Standorte in Basel, Zürich, Luzern und Genf. Die strategisch gewählte Verteilung über die gesamte Schweiz gewährleistet kurze Wege und eine Nähe zu unseren Kundinnen, aus der eine optimale Gestaltung der Zusammenarbeit resultiert.

Nachhaltigkeit bei Personal und Know-how

Diesen «letzten» Bereich dürfen wir durchaus mit ein wenig Stolz als Herzensangelegenheit bezeichnen. Wir setzen alles daran, unsere Mitarbeitenden möglichst dauerhaft an uns zu binden und ihnen langfristige Perspektiven mit und in unserem Unternehmen zu geben. Für unser Personal bedeutet dies Zukunftssicherheit, gerade in den unruhigen Zeiten, die wir gerade erleben. Für uns als Unternehmen entsteht daraus die Beständigkeit, die uns in unserem Marktumfeld auszeichnet. Die Tätigkeit unserer Mitarbeitenden erfordert spezielle Qualifikationen und eine exakte Kenntnis aller Prozesse. Deswegen sehen wir alle unsere Angestellten als wichtige Know-how-Träger. Sie leisten einen wesentlichen Beitrag zur Sicherheit der Akten und Datenträger, die unsere Kunden uns anvertrauen. Und vor allem sind Sie der Motor, der unser Unternehmen antreibt!

Datenschutz oder Datensicherheit? Wir klären auf

Kennen Sie den Unterschied zwischen Datenschutz und Datensicherheit? Beides sind oft gehörte Begriffe, doch sie weisen wesentliche Unterschiede auf. Wir erklären Ihnen die wichtigsten Unterschiede und zeigen auf, was sich mit dem neuen Datenschutzgesetz alles ändert für Unternehmen in der Schweiz. Denn als Partner für eine sichere Datenvernichtung sind Datenschutz und Datensicherheit seit 25 Jahren wichtige Themen für uns.

Das Thema Datenschutz hat in letzter Zeit für viel Wirbel und Verwirrungen gesorgt. Wie war das nochmals mit der neuen Datenschutzverordnung der EU? Was darf ich noch und was ist mir nicht mehr erlaubt als Unternehmen und wann tritt eigentlich das neue Datenschutzgesetz der Schweiz in Kraft? Konkret geht es mit der neuen Datenschutzverordnung der EU darum, dass personenbezogene Daten von Unternehmen nicht mehr gesammelt und verarbeitet werden dürfen, sofern es keine explizite Zustimmung gibt. Für die Schweiz heisst das: Unternehmen, die mit Kunden oder Unternehmen aus der EU interagieren, Daten erheben oder verarbeiten, müssen die Datenschutzverordnung der EU, die seit 2018 in Kraft ist, beachten. Dies gilt auch, wenn eine Niederlassung oder eine Tochtergesellschaft in der EU existiert.

NEUES DATENSCHUTZGESETZ DER SCHWEIZ

Zwar wird das neue Datenschutzgesetz in der Schweiz erst in der zweiten Hälfte 2022 in Kraft treten, doch Unternehmerinnen und Unternehmer sind gut beraten, sich bereits heute mit dem Thema und den neuen Anforderungen vertraut zu machen und die erforderlichen Anpassungen an ihren Datenschutzerklärungen und Verträgen vorzunehmen. Der nationale Wirtschaftsverband Economiesuisse hat dazu eine Übersicht erstellt, um aufzuzeigen, was sich mit der Gesetzesänderung alles ändert und was dies für die Unternehmen bedeutet:

https://www.economiesuisse.ch/de/artikel/datenschutz-eine-uebersicht-zum-neuen-gesetz

Auch wenn Datenschutz und Datensicherheit wie zwei Namen derselben Sache klingen, sind sie das noch lange nicht. Als Faustregel kann man sie wie folgt unterscheiden: Während Datenschutz sich auf die Rechte der Nutzerinnen und Nutzer hinsichtlich der Kontrolle über die persönlichen Daten und auch deren Nutzung bezieht, beschreibt Datensicherheit all jene Massnahmen, die zum Schutz der Daten ergriffen werden. Vertraulichkeit, Integrität und Verfügbarkeit der Daten sind dabei die wichtigsten Ziele.

REISSWOLF SCHWEIZ - IHR PARTNER FÜR SICHERE DATENVERNICHTUNG

Seit 25 Jahren ist Reisswolf Schweiz spezialisiert auf eine sichere und diskrete Datenvernichtung. Das Unternehmen bietet den Kundinnen und Kunden auf ihre Bedürfnisse entsprechende Lösungen an. «In den vergangenen 25 Jahren haben wir all unsere Entwicklungsschritte kompromisslos auf höhere Dienstleistungsqualität und noch besseren Schutz für die Daten unserer Kundinnen und Kunden ausgerichtet», so Christophe Gence, CEO und VR Delegierter Paprec Schweiz. «So erreichten wir als erstes Unternehmen in der Schweiz die DIN-66399-Zertifizierung. Diese gibt den Rahmen für eine sichere, geschlossene Prozesskette bei der Datenvernichtung vor. Mittlerweile arbeiten auch andere Firmen nach den in dieser Norm definierten Richtlinien, doch Reisswolf bleibt der einzige zertifizierte Anbieter in der Schweiz.»

Erfahren Sie mehr über unsere Leistungen: https://www.reisswolf.ch/