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Welche Akten werden in Ihrem Unternehmen sicher entsorgt?

Manche Akten können ohne Bedenken mit dem Altpapier entsorgt werden, andere müssen zwingend geschreddert und somit völlig unkenntlich gemacht werden. Haben Sie dazu schon ein Konzept in Ihrem Unternehmen?

In Unternehmen fallen täglich vertrauliche Papierdokumente an, die nicht mit dem «normalen» Altpapier entsorgt werden sollten. In manchen Fällen liegt das korrekte Vorgehen auf der Hand: Die Auflistung aller A-Kunden samt Umsätzen, welche für das letzte Sales-Meeting angefertigt wurde, muss mit höchster Vertraulichkeit behandelt werden und darf niemals ungeschützt entsorgt werden. Die Einladung zur Eröffnung des neuen Autohauses an der Ecke, die als nicht adressierte Postwurfsendung in Ihrem Briefkasten landete, kann hingegen ohne schlechtes Gewissen direkt im Altpapier landen. Unglücklicherweise gibt es zwischen solchen Extremen einen gewissen Graubereich, in dem der richtige Weg nicht ganz so offensichtlich ist.

Altpapier unterteilen, um Daten zu schützen

Wie definiert man also den «richtigen» Umgang mit überflüssigen Unterlagen? Ein Leitsatz könnte lauten: Was Sie einem Besucher Ihres Unternehmens am Tag der offenen Tür nicht zeigen würden, das gehört auch nicht ins normale Altpapier. Ein anderer Ansatz wäre festzulegen: In Ihrem Unternehmen ausgedruckte Dokumente gelangen nie ins offene Altpapier, ebenso wie alles, was Sie mit einer Adresse versehen per Post erreicht. Die eine, perfekte Patentlösung existiert, wie so häufig, auch für diese Frage nicht. Das beste Vorgehen für Ihren individuellen Fall können ohnehin nur Sie selbst abschliessend beurteilen.

Offensichtlich fallen je nach Unternehmenstyp völlig unterschiedliche Anteile an vertraulichen Unterlagen an: Während in einer Anwaltskanzlei beinahe jedes Dokument als «sensibel» eingestuft werden dürfte, sieht das bei der Sandwich-Bar an der Ecke vermutlich völlig anders aus. Das ändert aber nichts daran, dass heute mittlerweile jedes Unternehmen schutzpflichtige Informationen besitzt.

Dokumente sicher vernichten lassen

Bedenken Sie auch: Eine Trennung in «vertraulich» und «unbedenklich» sollte nicht erst stattfinden, wenn Papier entsorgt werden soll – sondern idealerweise bereits auf dem Schreibtisch und in der persönlichen Ablage. Der Aufwand für das gewissenhafte Aussortieren wird sonst schnell sehr gross. Im Zweifel empfehlen wir immer, lieber ein Dokument zu viel als eines zu wenig dem sicheren Altpapier zuzuordnen. Ein professioneller Anbieter für die sichere Entsorgung wird Ihnen abschliessbare Behälter für die Aufbewahrung von Altpapier mit kritischen Inhalten anbieten, diese bei Ihnen abholen und die Unterlagen in zertifizierten Prozessen zuverlässig vernichten. So haben Sie die Gewissheit, dass keine sensiblen Informationen Ihr Unternehmen verlassen.

Papier ist nicht gleich Papier

Übrigens haben nicht nur vertrauliche Dokumente nichts im Altpapier verloren. Die folgende Liste soll Sie beim sauberen Trennen unterstützen, das zu einem effizienteren Recycling wertvoller Rohstoffe beiträgt. Nicht ins Altpapier gehören unter anderem aufgrund ihrer Beschaffenheit:

•           Beschichtetes Papier
•           Karton mit dünner Plastikfolie
•           Verschmutzter Karton
•           Pizzaschachteln
•           Wasserfestes Papier
•           (Kunststoff-)beschichtetes Papier
•           Klebeetiketten oder -bänder
•           Andere Fremdstoffe (z.B. Metall oder Styropor)
•           Getränkekartons (Tetrapak)
•           Servietten
•           Backpapier
•           Metzgerpapier
•           Tiefkühlprodukte-Schachteln
•           Blumenpapier

Falls Sie Fragen zum Umgang mit sensiblem Altpapier oder zur generellen Entsorgung in Ihrem Unternehmen haben, stehen wir Ihnen gerne zur Verfügung.

Erstellt am: 07.09.2020 | von Reisswolf