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Datenschutzkonzept:
Papierdokumente nicht ausser Acht lassen!

Die Einhaltung des Datenschutzes hat häufig mit dem richtigen Mindset zu tun. Deutlich wird dies unter anderem im Umgang mit zu entsorgenden Papierdokumenten.

Datenschutz: Gesetz in Revision

Das Thema Datenschutz ist in aller Munde. Zu Recht, denn persönliche Informationen verdienen besondere Sorgfalt im Umgang, seien es unsere eigenen, die unseres Unternehmens oder diejenigen seiner Kunden. Im digitalen Zeitalter, in dem wir leben, ist es sehr einfach geworden, Daten zu sammeln und abzuspeichern. Als Reaktion auf die neuen Möglichkeiten und die Aktivitäten vor allem sammelwütiger Tech-Giganten führte die EU am 25. Mai 2018 ihre Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) ein.

Diese gilt auch für Schweizer Unternehmen, falls sie personenbezogene Daten von Menschen in der EU verarbeiten und dabei die Absicht verfolgen, Waren oder Dienstleistungen anzubieten. Die damit verbundenen Pflichten finden Sie übersichtlich zusammengefasst auf dem KMU-Portal des Bundes. Da auch bei uns in der Schweiz gerade neues Bundesgesetz für den Datenschutz ausgearbeitet wird, werden in absehbarer Zeit alle Unternehmen von solchen Anforderungen betroffen sein.

Datenschutzkonzepte: sinnvolle Regeln und passende Infrastruktur

Um zu gewährleisten, dass die schon heute geltenden Gesetze und davon abgeleitete Datenschutzkonzepte auch umgesetzt werden, ist nicht zuletzt eine Sensibilisierung der Mitarbeitenden notwendig, ebenso wie eine Bereitstellung der notwendigen Mittel. Ein perfektes Beispiel dafür ist der Umgang mit Altpapier:

•             Einerseits muss Mitarbeitenden bewusstwerden, dass häufig Dokumente entsorgt werden, die sensible Daten enthalten, von Unternehmenskennzahlen bis hin zu Kundenadressen – und dass diese Dokumente nichts im «normalen» Altpapier zu suchen haben. Besprechen Sie in einem Team-Meeting, welche Informationen respektive Unterlagen davon betroffen sind. Falls Sie die Regel definieren, nur Dokumente auszudrucken, die zwingend auf Papier benötigt werden, sinkt bereits das reine Volumen. Und damit auch die Anzahl Gelegenheiten und die Gefahr, dass vertrauliche Daten versehentlich sauber gebündelt auf dem Trottoir landen.

•             Andererseits sollten Sie es Ihren Mitarbeitenden so einfach wie möglich machen, die Regeln für den Umgang mit entsorgungspflichtigen Dokumenten einzuhalten. Wenn an jedem Schreibtisch ein Behälter für «normales» Altpapier bereitsteht, der Sammelcontainer für vertrauliche Dokumente aber in einer Abstellkammer im zweiten Untergeschoss untergebracht wird, dürfte das Ergebnis offensichtlich sein. Stellen Sie deswegen Container an zentralen, gut zugänglichen Orten bereit. Mit abschliessbaren Behältnissen sorgen Sie nicht nur für angemessene Sicherheit, sondern demonstrieren Ihren Mitarbeitenden auch, dass es sich nicht nur um kosmetische Massnahmen für die Compliance handelt.

Wie bei vielen Massnahmen gilt auch für den Datenschutz: Umgesetzt wird nicht, was in einem Memo steht, sondern was die Geschäftsleitung vorlebt.

Ein spezialisierter Dienstleister für die fachgerechte Entsorgung von Altpapier wird Ihnen nicht nur abschliessbare Sammelbehälter zur Verfügung stellen, sondern den gesamten Vorgang bis hin zur vollständigen Vernichtung Ihrer Unterlagen dokumentieren. So haben Sie jederzeit die Gewissheit, dass alle gesetzlichen Vorschriften eingehalten werden und Ihre Daten den Schutz geniessen, den sie verdienen.

Erstellt am: 07.08.2020 | von Reisswolf