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Aktenvernichtung: So schützen Sie vertrauliche Daten!

Der Aktenvernichtung kommt eine hohe Bedeutung im Zusammenhang mit dem Datenschutz zu. Wie gehen Sie vor, wenn Sie Altpapier loswerden wollen?

Wenn wir von Datenschutz sprechen, denken in der heutigen Zeit die meisten von uns an digitale Daten. Aufgrund der immer wieder durchdringenden Meldungen zu Leaks und Pannen bei grossen Unternehmen sowie der schieren Menge ist das auch durchaus verständlich. Schätzungsweise sind derzeit zwischen 40 und 50 Zettabyte elektronisch gespeichert, wobei 1 Zettabyte einer Milliarde (!) Terabyte entspricht. Vor diesem Hintergrund vergisst man nur allzu leicht, dass es noch immer viele physische Dokumente gibt, die sensible Daten enthalten. Gerade Unternehmensverantwortliche sollten sich und ihren Mitarbeitenden deshalb immer wieder bewusstmachen, dass nicht alle Unterlagen bedenkenlos im Altpapier entsorgt werden dürfen.

Unterschätzter Wert interner Daten

Für Unternehmen wie beispielsweise Anwaltskanzleien, Krankenhäuser oder Versicherungen liegt es auf der Hand: Beinahe alle Dokumente enthalten in irgendeiner Form Angaben, auf die Dritte keinesfalls Zugriff erlangen dürfen. Patienten oder Kunden verlassen sich darauf, dass ihre Daten mit höchster Vertraulichkeit behandelt und ebenso vernichtet werden, wenn die Zeit dafür gekommen ist. Doch auch wenn ein Unternehmen keine oder kaum sensible Kundendaten aufbewahrt (was äusserst selten geworden ist, aber noch immer vorkommt), darf man sich nicht einfach zurücklehnen und sämtliche Dokumente zu Altpapier-Stapeln bündeln. Schliesslich druckt man auch mal eine Kostenaufstellung aus oder bereitet schützenswertes Fertigungs- oder Prozesswissen für eine interne Präsentation auf. Nicht zu vergessen die Daten der Mitarbeitenden: Schon eine simple Geburtstagsliste kann im fremden Händen einen Verstoss gegen Datenschutzgesetze bedeuten – von Lohnunterlagen oder PK-Zahlungen ganz zu schweigen. Jetzt mögen Sie denken: Wer interessiert sich schon für unser Altpapier? Bedenken Sie dabei: Die Bündel stehen oft über Nacht völlig unbeaufsichtigt am Strassenrand. Und wo Unternehmen zuhause sind (sprich: wo es sich lohnen könnte, das Altpapier zu durchstöbern), lässt sich für Angreifer leicht herausfinden.

Aktenvernichtung: unwiderrufliche Zerkleinerung

Um das Vertrauen aller Stakeholder wie Kunden, Geschäftspartner und Mitarbeitender zu rechtfertigen, sollten Dokumente mit sensiblen Inhalten deswegen zuverlässig geschreddert werden. Im Gegensatz zu den typischen Kleingeräten, die im Büro- und Elektrofachhandel erhältlich sind, kommen für die professionelle Aktenvernichtung Hochleistungsgeräte zum Einsatz. Diese gewährleisten, dass Dokumente so zerkleinert werden, dass sie selbst mit viel Mühe nicht nachträglich wieder zusammengesetzt werden können. Falls Sie Unterlagen in Ihrem Unternehmen sammeln, die anschliessend von einem spezialisierten Anbieter vernichten werden sollen, achten Sie darauf, dass die verwendeten Sammelbehälter abschliessbar sind. Ein professioneller Dienstleister holt die sensiblen Dokumente vor Ort ab und dokumentiert den gesamten Weg bis zu ihrer Zerstörung. So werden Sie auch strengsten Datenschutzanforderungen gerecht. Alternativ kann die Aktenvernichtung auch mit Mobilschreddern erfolgen. Diese Fahrzeuge erlauben, den Vernichtungsvorgang direkt an Ihrem Firmensitz auszuführen.

Bewusstsein wecken

Die vielleicht grösste Herausforderung im Umgang mit sensiblen Daten ist es, überhaupt das Bewusstsein dafür zu wecken. Wer schnell den Schreibtisch aufräumen möchte und einen Stapel ausgedruckter Blätter ins Altpapier gibt, handelt sicher nicht böswillig. Doch wenn die Unterlagen in den Besitz von Kriminellen gelangen, spielt das keine Rolle mehr. Deshalb können wir nur ausdrücklich empfehlen: Halten Sie sich selbst und Ihren Mitarbeitenden regelmässig vor Augen, dass ein sorgfältiger Umgang mit allen Dokumenten und deren spätere sichere und datenschutzkonforme Vernichtung allen Beteiligten zugutekommt.

Erstellt am: 18.03.2020 | von Reisswolf