Die vollständige Datenträgervernichtung ist der einzige verlässliche Weg um zu verhindern, dass Informationen auf ausrangierten Geräten in falsche Hände fallen.

Der 28. Januar ist der Europäische Datenschutztag. Er soll die Menschen für das Thema sensibilisieren und zu einem sorgsamen Umgang mit vertraulichen Informationen motivieren. Ein Aspekt, der in diesem Zusammenhang häufig vernachlässigt wird, sind Daten auf nicht mehr benötigten elektronischen Geräten wie PCs, Laptops, Tablets, Festplatten oder auch USB-Sticks. Gerade für Unternehmen empfiehlt es sich, erhöhte Vorsicht walten zu lassen. Denn das gerne als «Plattmachen» bezeichnete, oberflächliche Löschen aller Daten auf einem Rechner bedeutet keineswegs, dass diese für immer im digitalen Nirwana verschwunden sind.

Daten zu löschen ist kein einfaches Unterfangen

Dazu sehen wir uns genauer an, was exakt passiert, wenn wir eine Datei löschen. Der erste übliche Schritt ist das Verschieben in den Papierkorb. Dass die Datei dabei völlig unverändert erhalten bleibt und wiederhergestellt werden kann, ist uns allen bewusst. Dafür waren sicher die meisten unter uns auch schon irgendwann dankbar – nämlich dann, wenn wir eine Datei in den Papierkorb verschoben haben, die wir eigentlich noch benötigen. Daraus wird jedoch auch ersichtlich: Mit einem tatsächlichen Löschen hat dieser Vorgang noch gar nichts zu tun.

Der nächste Schritt ist das Leeren des Papierkorbs. Jetzt können die betroffenen Dateien nicht mehr ganz so einfach wieder zugänglich gemacht werden. Doch nur, weil wir sie nicht mehr sofort finden können, bedeutet das längst nicht, dass sie auch tatsächlich verschwunden sind. Genau genommen hat auch das Leeren des Papierkorbs noch keinen Einfluss auf den Zustand unserer Datei: Sie bleibt weiterhin völlig unversehrt. Unser Betriebssystem versieht sie lediglich mit einer Markierung, die sagt: Wenn das nächste Mal freier Speicherplatz benötigt wird, kann dieser Bereich überschrieben werden.

Vollständige Datenträgervernichtung schafft Sicherheit

Sie sehen: Ein derartiges «Löschen» der Datei schützt nicht vor weiterem Zugriff darauf. Auf dem Markt gibt es zahlreiche völlig legale Angebote, die genau dies ermöglichen. Zu Recht, so sei ergänzt, schliesslich haben wir alle
schon versehentlich Dateien «gelöscht» und anschliessend verzweifelt versucht, wie der Zugriff darauf zu bekommen. Dies bedeutet jedoch auch: Wenn Sie eine Festplatte oder einen USB-Stick leeren und das Gerät anschliessend in fremde Hände gelangt, kostet es keine allzu grosse Mühe, die alten Daten wiederherzustellen. Ganz ähnlich verhält es sich, wenn Sie einen Datenträger formatieren. Dieser Vorgang führt zwar ein wenig näher an das gewünschte Ergebnis, doch unbrauchbar werden Ihre Daten auch damit nicht.

Deswegen gilt: Vor allem für Unternehmen ist bei der Entsorgung alter Datenträger besondere Sorgfalt geboten. Wenn eine Privatperson zulässt, dass ihre Informationen in falsche Hände fallen, schadet sie in erster Linie sich selbst. Doch ein Unternehmen unterliegt völlig anderen Verpflichtungen, sowohl gegenüber Kunden als auch gegenüber Mitarbeitenden und je nach Organisationsform den Shareholdern. Fahrlässiges Verhalten kann hier schnell eine Verletzung des Datenschutzgesetzes oder der Compliance bedeuten. Dabei ist es im Grunde gar nicht schwer, sich zu schützen. Eine physische Vernichtung aller zu entsorgenden Datenträger zerstört sämtliche noch vorhandenen Informationen und schliesst einen Missbrauch damit von Vornherein aus.

DIN 66399 für bedarfsgerechte Vernichtung

Um dem technischen Fortschritt gerecht zu werden, wurde im Jahr 2012 die DIN 66399 ins Leben gerufen. Sie legt drei Schutzklassen, sechs Gruppen von Datenträgern und sieben Sicherheitsstufen fest, die eine bedarfsgerechte Vernichtung gewährleisten. Als landesweit tätiges Schweizer Unternehmen beteiligten wir uns aktiv an der Erarbeitung dieser Norm und prägten Sie im Sinne unserer Kunden mit. Oberstes Ziel ist dabei immer, dass Ihre Daten ebenso wie die Ihrer Kunden, Lieferanten und Mitarbeitenden vertraulich bleiben – auch wenn Sie sie nicht mehr benötigen.

Papierdokumente oder Festplatten auch in Zeiten von Corona zuverlässig und sicher vernichten: mit dem richtigen Partner an Ihrer Seite kein Problem!

Am 16. März 2020 verkündete der Bundesrat die «ausserordentliche Lage» für die Schweiz. Infolge dieses Lockdowns, wie die Situation häufig nicht ganz korrekt bezeichnet wurde, hielten sich die Menschen deutlich länger als gewöhnlich in den eigenen vier Wänden auf. Plötzlich waren Ideen gefragt, was man denn mit sich selbst und all dieser Zeit anfangen könnte. Beinahe auf jeder Liste mit Tipps fand sich das «grosse Ausmisten» für zuhause. Ordnungs-Profis wie Marie Kondo erhielten noch einmal einen massiven Boost für ihre ohnehin schon riesige Reichweite. Das kollektive Aufräumen ging so weit, dass mancherorts Wertstoffhöfe und Sammelstellen aufgrund von Überlastung die Annahme stoppen mussten.

Verantwortungsvolle Entsorgung – bei allen Dokumenten

Anders als Privathaushalte müssen sich Unternehmen diesbezüglich keine Sorgen machen, falls Sie beispielsweise ihre Archive räumen möchten. Denn Reisswolf bietet auch in Zeiten erhöhter Nachfrage sichere und zuverlässige Lösungen für die Vernichtung von alten Akten und Datenträgern unter Einhaltung des gebotenen Datenschutzes. Dafür stehen Behälter mit speziellen Einwurfschlitzen zur Verfügung, die zusätzlich mit einem fortschrittlichen elektronischen Schliesssystem gesichert sind. Diese gewährleisten, dass keine Daten durch unsachgemässen Umgang in die falschen Hände geraten. So können Unternehmen, respektive die zuständigen Mitarbeitenden aussortieren, welche Dokumente noch gebraucht werden und welche vernichtet werden sollen – mit der Gewissheit, dass die Vertraulichkeit stets gewahrt bleibt. Nicht vergessen: Nicht nur Rechnungen, Sitzungsprotokolle oder Kundenlisten enthalten schützenswerte Informationen. Auch auf einem «Schmierzettel» finden sich bisweilen Notizen, die nicht für die Öffentlichkeit bestimmt sind und entsprechend gehandhabt werden müssen.

Unter Umständen kommen beim Sortieren der Dokumente Aufgaben wieder zu Tage, die man längst hätte erledigen sollen. In jedem entsteht mehr Platz, wenn nicht mehr benötigte Ordner oder Dokumentenstapel endlich und endgültig verschwinden. Gibt es bei dieser Gelegenheit neben Akten und Datenträgern gleich noch weitere Gegenstände zu entsorgen? Für diesen Fall bietet Reisswolf Container und Mulden in unterschiedlichen Grössen, die mit nur 3 Schritten einfach online angefragt werden können.

Entsorgung und Vernichtung von Dokumenten durch verbindliche Konzepte vereinfachen

Tipp: Wenn Sie jetzt die Aufgabe angehen und alte Akten und Datenträger vernichten lassen, legen Sie die Basis für eine aufgeräumte Zukunft. Nutzen Sie diese Chance und legen Sie ein Konzept für den Umgang mit vertraulichen Daten auf ausgedruckten Dokumenten fest. So stellen Sie nicht nur die Einhaltung geltender Gesetze und Regelungen sicher, sondern sensibilisieren alle Mitarbeitenden im Unternehmen für einen verantwortungsvollen Umgang mit sensiblen Daten aller Art.

In 3 Schritten zur sicheren Entsorgung? So einfach geht’s!

Bei der Vernichtung vertraulicher Dokumente und Datenträger hat die Sicherheit oberste Priorität. Das neue Online-Tool von Reisswolf macht den Prozess für Sie noch einfacher!

So einfach kann Sicherheit sein! Wünschen Sie eine einmalige Archivräumung oder möchten Sie für längere Zeit einen Sicherheitsbehälter mieten und regelmässig leeren lassen? Eine simple Angabe im Reisswolf-Order-Tool genügt. Nach Abschluss von drei unkomplizierten Schritten für die Online-Lösung bei Reisswolf erhalten Sie umgehend ein individuelles Angebot von Ihrem persönlichen Ansprechpartner.

• Schritt 1: Sie wählen den oder die passenden Behälter aus.
• Schritt 2: Sie legen fest, in welcher Frequenz die Abholung erfolgen soll.
• Schritt 3: Sie erfassen Ihre Adressdaten.

Wie wird die Sicherheit bei Aktenvernichtung gewährleistet?

Reisswolf setzt auf bewährte Behälter, die speziell für die Lagerung und den Transport von vertraulichen Dokumenten und Datenträgern entwickelt wurden. Alle Grössen und Typen verfügen über einen Einwurfschlitz und ein Sicherheitsschloss. Dadurch ist die Entnahme nach Einwurf nur in Ausnahmefällen durch berechtigte Personen möglich. Das elektronische Schliesssystem e.l.sy mit RFID-Steuerung ermöglicht eine lückenlose Überwachung der Behälter. Die Abholung erfolgt durch unser geschultes und sorgfältig ausgewähltes Personal zum von Ihnen gewünschten Zeitpunkt. Für den weiteren Verlauf stehen drei unterschiedliche Prozesse zur Auswahl:

• Standard
• Mobile
• Mit Pressfahrzeug

Alle zugehörigen Vorgänge sind zertifiziert und laufen unter strengster Einhaltung der relevanten Sicherheitsstandards nach DIN66399 ab.

Mitarbeitende für Datenschutz sensibilisieren

Die Gewährleistung des Datenschutzes und die Einhaltung der entsprechenden Gesetze sind nicht zuletzt eine Frage des richtigen Mindsets. Die Grundlage dafür schaffen Unternehmen mit klaren internen Richtlinien, vorbildlichem Verhalten der Führungskräfte und einer generellen Sensibilisierung der Mitarbeitenden. Auch in diesem Zusammenhang leisten die Reisswolf-Sicherheitsbehälter einen wertvollen Beitrag: Sie führen Ihrem Personal laufend vor Augen, welcher Stellenwert dem Schutz sensibler Daten beigemessen wird. Schliesslich möchten Sie sicher sein, dass Dokumente mit vertraulichem Inhalt nicht am Strassenrand und alte Festplatten nicht im Elektroschrott landen, sondern dort, wo sie hingehören: In einem der Hochleistungs-Shredder von Reisswolf.