An einem aufgeräumten Arbeitsplatz startet man mit mehr Elan ins neue Jahr. Nehmen Sie sich deswegen jetzt Zeit, im Büro umfassend für Ordnung zu sorgen.

Die Türchen am Adventskalender sind beinahe alle geöffnet und die privaten Planungen für die Feiertage laufen auf Hochtouren. Im Geschäft heisst es jetzt, das aktuelle Jahr noch gut abzuschliessen und möglichst schon einen schwungvollen Neustart nach der hoffentlich besinnlichen Auszeit vorzubereiten. Nützen Sie die letzten, vielleicht etwas ruhigeren Tage vor Weihnachten, oder die Zeit «zwischen den Jahren», um im Büro mal wieder richtig gründlich auszumisten.

Der Schreibtisch als Zentrum der Ordnung

Gleich zu Beginn sollten Sie Ihre Energie dem Schreibtisch zuwenden, denn in den meisten Fällen ist er auch das lohnendste Ziel. Haben sich im Lauf des Jahres grössere und kleinere Stapel mit Unterlagen, Notizen, Zeitschriften und anderen Papierdokumenten gebildet? Sorgen Sie dafür, dass diese meist unfreiwilligen Archive verschwinden. Denn Sie bringen nicht zu übersehende Nachteile mit sich:

• Es besteht immer die Möglichkeit, dass wichtige Informationen untergehen.
• Hinzu kommt die Gefahr, dass vertrauliche Informationen ins normale Altpapier gelangen und so in die falschen Hände geraten können.
• Sie vermitteln immer die Botschaft: Hier warten ganze Berge von Arbeit, die kaum noch zu überblicken sind.

Auch Fachmagazine haben ein Ablaufdatum

Viele von uns haben noch immer die Angewohnheit, Zeitschriften und andere Publikationen zu sammeln, die fachlich interessante Beiträge enthalten (könnten). Je länger sie auf dem Schreibtisch Staub sammeln, desto grösser wird das schlechte Gewissen: «Eigentlich hätte ich das schon lange lesen sollen...». Gehen Sie Magazine deswegen gleich nach Lieferung durch und entsorgen Sie sie anschliessend. Wichtige Beiträge können Sie immer noch aufheben, zum Beispiel indem Sie sie ganz banal heraustrennen. In unserer Jahresend-Entrümpelung werfen wir noch einen Blick ins Inhaltsverzeichnis und dann verschwinden alle Hefte im Altpapier.

Bei allen anderen Unterlagen empfehlen wir ebenfalls, sehr grosszügig auszumisten. Doch Vorsicht: Sie möchten Ordnung schaffen, aber gleichzeitig den Schutz vertraulicher Daten gewährleisten. Bereiten Sie deshalb für Ihre Aktion zwei Behältnisse vor: eines für unbedenkliche und eines für vertrauliche Unterlagen. Während die Ersteren bedenkenlos offen entsorgt werden könnten, müssen Zweitere zwingend mit der nötigen Sorgfalt behandelt werden. Eine professionelle Vernichtung verhindert, dass die Daten unkontrolliert ihr Haus verlassen und im schlimmsten Fall missbraucht werden können.

Ein Tipp, der Sie und Ihre Mitarbeitenden schon jetzt fürs nächste Mal motivieren wird: Machen Sie ein Foto von Ihrem Arbeitsplatz, bevor Sie mit dem Aufräumen beginnen, und eines, wenn Sie fertig sind. So sehen Sie, was Ihre Mühe tatsächlich bewirkt hat.

Digitalen Arbeitsplatz ebenfalls aufräumen

Entrümpeln Sie nicht nur Ihren physischen, sondern auch den elektronischen Schreibtisch. Viele von uns haben die Gewohnheit, in Bearbeitung befindliche Dateien «nur schnell» auf dem Desktop abzuspeichern. So sammeln sich dort im Laufe der Zeit Dokumente, oft mit kryptischen Namen, deren Inhalt wir schon nach zwei Wochen vergessen haben. Wenn Sie Ihr Hintergrundbild schon lange nicht mehr in voller Pracht gesehen haben, müssen diese «Karteileichen» gehen. Ach ja, damit wird auch alles wieder etwas übersichtlicher und weniger erdrückend. Falls Sie noch viel Zeit und Energie übrig haben, können Sie sich ja sogar an eine vollwertige Archivräumung wagen... und damit wünschen wir Ihnen frohes Ausmisten, glückliches Entsorgen – und wunderbar entspannte Feiertage!

Sensible Unternehmensdaten können auf unterschiedlichen Wegen in die falschen Hände geraten. Eine mögliche Schwachstelle ist der sorglose Umgang mit Akten und Datenträgern am Ende des Lebenszyklus.

Gerade in der jüngeren Vergangenheit liest man immer wieder von schwerwiegenden Datenlecks bei Unternehmen. Von sozialen Netzwerken über Dating-Plattformen bis hin zu Banken und Online-Händlern – kaum ein Geschäftszweig bleibt von derlei Pannen verschont. Da die Medien meist nur über Vorfälle bei grossen Konzernen berichten, könnte schnell der Eindruck entstehen, dass KMU nichts zu befürchten haben. «Es macht sich doch niemand die Mühe, unsere Daten zu stehlen»: Diese Aussage trifft absolut nicht zu. Zudem geht sie von einer falschen Annahme aus. Denn Datenlecks kommen längst nicht immer durch gezielte Angriffe zustande. Häufig treten sie als Folge von organisatorischen Schwachstellen oder menschlichen Fehlern auf.

Ob bewusste Attacke oder simple Unachtsamkeit: Während sich manche Gefahren relativ leicht ausschalten lassen, erfordert es bei anderen grösseren Aufwand, sie zu entschärfen. Als zertifizierter Spezialist für Akten- und Datenträgervernichtung können wir Ihnen versichern: Für Punkt 6 genügt ein Anruf bei uns, und Ihre Sorgen haben sich erledigt. Ausserdem können wir Ihnen nur ans Herz legen, ein Sicherheitskonzept für Ihr Unternehmen auszuarbeiten und Ihre Mitarbeitenden immer wieder für die Thematik zu sensibilisieren.

1. Phishing
   Das kennen wir alle aus dem Posteingangsfach unserer E-Mail-Konten: Auf mehr oder weniger geschickte Weise wird versucht, uns Passwörter oder andere Zugangsdaten zu entlocken. Leider werden diese Angriffe immer professioneller. Vor einigen Jahren genügte beinahe immer ein kritischer Blick, um betrügerische Mails als solche zu entlarven. Mittlerweile ist dies deutlich schwieriger geworden und sämtliche Mitarbeitende müssen immer wieder für dieses Thema sensibilisiert werden. Eine Regel hat jedoch weiterhin Gültigkeit: Wenn Sie in einer E-Mail «Passwort» lesen, sollten alle Alarmglocken läuten.
2. Malware
   Dies schliesst direkt an Punkt 1 an, da auch Malware häufig über E-Mails eingeschleust wird . Solche Schadprogramme kommen in unterschiedlichen Formen und können verschiedene Auswirkungen haben. Dazu gehört die Verschlüsselung von Dateien auf einem Rechner oder in einem gesamten Netzwerk, für deren Freigabe dann Lösegeld gefordert wird (Ransomware). Oder beispielsweise auch das Öffnen von Hintertüren, die Cybergangstern ermöglichen, Ihre Daten zu entwenden.
3. Nicht aktuelle Software
   Diese Gefahrenquelle liegt auf der Hand: Je länger ein Programm auf dem Markt ist, desto mehr Zeit haben Angreifer, Schwachstellen darin zu finden. Diese werden regelmässig von den Herstellern der Programme behoben und in Form von Updates ausgespielt. Wer diese Updates nicht installiert, macht sich respektive die verwendeten Geräte zu einem leichten Ziel.
4. Unsichere Passwörter
   Ein Dauerbrenner: Passwörter schützen unsere Daten vor fremdem Zugriff. Doch um diese Aufgabe zu erfüllen, dürfen sie nicht einfach zu «erraten» sein. Natürlich ist damit längst nicht mehr der klischeehafte Hacker gemeint, der in einem dunklen Hinterzimmer einzelne Passwörter eintippt und auf einen Treffer hofft. Heutige Angriffe erfolgen automatisiert mit einer Unzahl von Versuchen in wenigen Sekunden. Deswegen lassen die meisten Anwendungen mittlerweile gar keine wirklich unsicheren Passwörter mehr zu. Am zuverlässigsten schützen «Passwort-Safes» – Programme, die komplett sichere Passwörter generieren und für Sie verwalten. Denn Sie machen auch eine weitere Gefahrenquelle überflüssig: Das Notieren von Passwörtern auf dem Schreibtisch oder in abgespeicherten Textdokumenten.
5. Böse Absicht
   Bei den meisten Datenlecks kommt die kriminelle Energie von Menschen ausserhalb Ihres Unternehmens. Dennoch sollte man die Möglichkeit nicht ausser Acht lassen, dass beispielsweise auch verärgerte Mitarbeitende auf den Gedanken kommen könnten, Daten zu entwenden. Deswegen sollten Sie für solche Fälle über Prozesse zur Vorbeugung verfügen. Beispielsweise sollte die Möglichkeit bestehen, den Zugang zu allen wesentlichen Ressourcen schnell sperren zu können, ohne vorher noch mühsam eine Liste erstellen zu müssen, worauf ein Mitarbeiter überhaupt Zugriff hat.
6. Sorgloser Umgang am Ende der Lebenszeit
   Ob Papierdokument, Festplatte oder Mitarbeiter-Handy: Alle Akten und Datenträger haben irgendwann ausgedient. Auch dieser Zeitpunkt verdient Aufmerksamkeit bezüglich der Sicherheit. Denn eine achtlose Entsorgung, etwa im Altpapier oder im Fall von elektronischen Geräten im Elektroschrott, macht Ihre Daten relativ einfach für andere zugänglich. Wie eingangs bereits erwähnt, gibt es für diesen Punkt die vermutlich unkomplizierteste Lösung: Mit unserer jahrelanger Erfahrungvernichten wir zuverlässig alles, was Ihr Archiv verlässt. Dafür verfügen wir über eingespielte zertifizierte Prozesse, und mindestens ebenso wichtig:über bestens geschulte, langjährige Mitarbeitende.

Die Neubesetzung einer Stelle in Ihrem Unternehmen bedeutet in den meisten Fällen, dass ein bestehender Arbeitsplatz neu eingerichtet werden muss. Vergessen Sie dabei nicht, ein Augenmerk auf den sorgsamen Umgang mit «alten» Akten und Dokumenten zu legen.

Erfolgreiche Unternehmen haben üblicherweise einen Onboarding-Prozess für neue Mitarbeitende. Wer als Verstärkung zum Team stösst, soll schliesslich bald alle Personen und Vorgänge kennen, um auch tatkräftig mit anpacken zu können. Doch offen gefragt: Haben Sie auch festgelegt, was ganz praktisch mit einem Arbeitsplatz geschieht, wenn die dort tätige Person wechselt? Hier einige Punkte, die Ihre Beachtung verdienen:

1. Alte Dokumente archivieren oder entsorgen (lassen)
   Keine Frage: Niemand trifft am neuen Arbeitsplatz gerne auf «Überreste» der Vorgängerin oder des Vorgängers. Hinzu kommt eine zweite Dimension, nämlich der Schutz von unternehmensinternen Daten und der Privatsphäre von ausgeschiedenen Mitarbeitenden. Deswegen empfiehlt es sich, verbleibende Akten entweder am korrekten Ort abzulegen oder sie fachgerecht und sicher vernichten zu lassen. Die Altpapiersammlung ist dafür der falsche Weg, am besten beauftragen sie einen zertifizierten Dienstleister
2. Alle notwendigen Geräte bereitstellen und einrichten
   Sorgen Sie dafür, dass der Arbeitsplatz komplett vorbereitet ist. Neben den grundlegenden Elementen rund um den Schreibtisch steht hier vor allem die elektronischen Helfer im Fokus: Stellen Sie sicher, dass alle benötigten Devices vorhanden sind, allen voran der Computer, der (zusätzliche) Laptop und das Telefon, falls Sie noch klassische Endgeräte benutzen. Wenn Sie einen vorhandenen Rechner weiterverwenden, sollte sich dieser in einem möglichst «sauberen» Zustand befinden, sprich alle alten Daten gelöscht sein.
3. E-Mails und weitere Zugänge vorbereiten
   Geben Sie bei den verantwortlichen Personen im Unternehmen rechtzeitig in Auftrag, die benötigten Accounts einzurichten. Dazu gehört ganz sicher eine E-Mail-Adresse, die an allen Geräten bereits angelegt ist, aber beispielsweise auch Profile in verwendeten Programmen wie ERP-Systemen, internen Messenger-Plattformen oder Projektmanagement-Tools.
4. Ein Willkommenspräsent besorgen
   Hier geht es ganz eindeutig um die Geste: Schon mit einem kleinen Geschenk tragen Sie dazu bei, dass der oder die «Neue» den ersten Arbeitstag mit einem Lächeln beginnt. Ob ein Blumenstrauss, Pralinen oder eine Flasche Wein – eine Überraschung zur Begrüssung lässt alles gleich ein wenig einfacher gelingen. Gerade die ersten drei Punkte mögen absolut selbstverständlich erscheinen. Wenn aber nur ein Element nicht wunschgemäss funktioniert, bringt dies Verzögerungen im Ablauf mit sich. Ausserdem ist nicht zu unterschätzen, wie wichtig es ist, dass sich neue Mitarbeitende rundum willkommen fühlen. Studien belegen, dass ein gutes Onboarding die Mitarbeiterbindung in Unternehmen um bis zu 25 Prozent steigern kann und die Leistung nach Stellenantritt messbar verbessert. Ganz offensichtlich besteht in vielen Fällen noch Luft nach oben: Bei einer Umfrage der auf HR spezialisierten Haufe Gruppe gaben mehr als 80 Prozent der Befragten an, dass sie bei ihrer eigenen Einarbeitung noch Verbesserungspotenzial sehen.

Haben sich in Ihrem Unternehmen alte, aber noch immer vertrauliche Dokumente angesammelt, die Sie zuverlässig entsorgen möchten? Wir bieten Ihnen die für Ihre Bedürfnisse passende Lösung, von der sicheren Lagerung über den Transport bis hin zur endgültigen physischen Vernichtung in unseren Hochleistungsschreddern.