Aufbewahrungsfristen in der Schweiz – Was darf wann vernichtet werden?
Ein praktischer Leitfaden für Unternehmen, Kanzleien, Praxen und Verwaltungen
Zu früh vernichtet? Rechtliches Risiko.
Zu spät vernichtet? Lager voll, Datenschutzproblem, unnötige Kosten.
Klingt banal – ist aber Realität im Schweizer Büroalltag. Täglich erreichen uns Fragen wie: „Wie lange müssen wir die Unterlagen wirklich aufbewahren?“ oder „Können wir die alten Röntgenbilder jetzt endlich entsorgen?“
In diesem Blogbeitrag geben wir klare Antworten, teilen unsere Erfahrungen aus der Praxis – und sagen offen, wo’s brennt. Denn wer Aufbewahrungsfristen versteht, spart Zeit, Geld und Nerven. Und vor allem: handelt rechtskonform.
Warum Aufbewahrungsfristen kein lästiger Aktenschrank-Kram sind
Papier ist geduldig. Aber der Gesetzgeber nicht. In der Schweiz gilt: Geschäftsrelevante Unterlagen müssen über eine bestimmte Dauer aufbewahrt werden. Und zwar nicht „nach Gefühl“, sondern gesetzlich geregelt – je nach Dokumententyp, Inhalt und Branche.
Unser Rat: Nicht warten, bis der Revisor oder Datenschutzbeauftragte auf der Matte steht. Jetzt den Überblick schaffen – und handeln.
Die drei Säulen der Pflicht: OR, GeBüV, revDSG
Diese drei Rechtsgrundlagen sind entscheidend:
- Obligationenrecht (OR) – Artikel 958f: regelt Buchführung und Archivierungspflichten.
- Geschäftsbücherverordnung (GeBüV) – konkretisiert Dauer, Form und Zugänglichkeit.
- Revidiertes Datenschutzgesetz (revDSG) – seit 1.9.2023 in Kraft, bringt klare Regeln zur Löschung.
Praxistipp: Was aufbewahrt werden muss, muss auch gesichert und lesbar archiviert werden – digital wie analog.
So lange müssen Sie aufbewahren – unsere Top 6 Fristen
- 10 Jahre Pflicht (Standardfall):
Buchhaltung, Bilanz, Jahresrechnung, Revisionsberichte
Verträge, Lieferscheine, Rechnungen
Geschäftskorrespondenz (auch E-Mail!)
Personalunterlagen, Lohnabrechnungen, Sozialversicherungen - Medizinische Daten:
Röntgenbilder & Patientendaten: 10 Jahre ab Behandlungsabschluss
Kinder & Jugendliche: Bis zum 26. Lebensjahr aufbewahren empfohlen - Technische Dokumentation:
Baupläne, Forschungsergebnisse: bis zu 20 Jahre (insbesondere bei öffentlicher Hand) - E-Mails:
Geschäftlich relevante Inhalte? Dann: 10 Jahre – inklusive Anhänge
Was sagt der Datenschutz? Klare Regeln zur Löschung
Das revDSG verpflichtet zur Löschung, wenn der Zweck der Datenbearbeitung erfüllt ist. Heisst:
Aufbewahrung nur so lange wie nötig – danach ist löschen Pflicht.
Artikel 5 & 7 revDSG machen klar: Es braucht technische und organisatorische Massnahmen (TOM), um personenbezogene Daten sicher zu vernichten. Stichwort: Zugriffskontrollen, Schutzbehälter, Protokollierung.
Unsere Empfehlung: Vernichtung nicht aufschieben
Obwohl die gesetzlichen Fristen klar sind, sehen wir in der Praxis:
- Viele Unternehmen lagern zu lange.
- Es gibt keine einheitliche Archivstrategie.
- Datenschutzverstösse lauern im Altbestand.
Unser Rat: Nach Fristablauf gezielt vernichten – mit System, Nachweis und Partner, der sich auskennt.
REISSWOLF Schweiz: Ihr Partner für die DSG-konforme Vernichtung
Mit uns geht’s einfach:
- Sicherheitsbehälter gestellt
- Abholung durch geschultes Personal
- GPS-überwachter Transport
- Vernichtung gemäss DIN 66399
- Vernichtungszertifikat für Ihre Dokumentation
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Häufige Fragen – unsere ehrlichen Antworten
- Was passiert, wenn ich zu früh vernichte?
Rechtliche Konsequenzen: Steuerprüfung, DSG-Verstoss, Beweisnot. - Was passiert, wenn ich zu spät vernichte?
Datenschutzrisiko, volle Lager, steigende Kosten. Und: unnötiger Aufwand. - Wie funktioniert die Vernichtung bei REISSWOLF?
Sicher, dokumentiert, DSG-konform. Vom Container bis zum Zertifikat. - Muss ich auch private Daten archivieren?
Nein, aber wenn Sie in einer Praxis, Kanzlei oder Behörde arbeiten, gelten klare Regeln für Patienten- und Klientendaten.
Fazit: Ordnung schaffen, Risiken vermeiden
Wer sich um Aufbewahrungsfristen kümmert, schützt sein Unternehmen – rechtlich und organisatorisch. Lassen Sie alte Akten nicht zum Sicherheitsproblem werden. Machen Sie Frühjahrsputz – juristisch korrekt.
REISSWOLF hilft Ihnen dabei.
Von der strukturierten Archivierung bis zur zertifizierten Vernichtung: Wir begleiten Sie durch den gesamten Lebenszyklus Ihrer Dokumente.
Hinweis: Dieser Artikel ersetzt keine Rechtsberatung. Für verbindliche Aussagen wenden Sie sich bitte an einen qualifizierten Juristen oder Datenschutzexperten.
Was Unternehmen wirklich beachten müssen, wenn es um Datenschutz und Rechtssicherheit geht.
Papier schreddern reicht nicht mehr
In vielen Unternehmen gehört der klassische „Aktenschredder“ genauso zur Büroausstattung wie der Drucker. Schnell ein Dokument eingeworfen, einige Sekunden gewartet – und schon ist die Angelegenheit scheinbar erledigt. Doch Vorsicht: Wer sensible oder vertrauliche Dokumente im Büro selbst vernichtet, riskiert rechtliche Konsequenzen und Sicherheitslücken. Denn zwischen einem Aktenvernichter aus dem Bürofachhandel und einer professionellen Aktenvernichtung durch zertifizierte Dienstleister wie REISSWOLF liegen Welten.
Rechtliche Grundlagen: Datenschutzgesetz und DIN 66399
Ob Personalakte, Kundenvertrag oder medizinische Dokumentation: Wer in der Schweiz personenbezogene Daten verarbeitet, unterliegt dem Datenschutzgesetz (DSG). Dieses verlangt, dass die Entsorgung von Dokumenten – analog wie digital – „angemessen gesichert“ erfolgt. Hier kommt die DIN 66399 ins Spiel: Sie regelt die Schutzklassen und Sicherheitsstufen für die Vernichtung von Datenträgern. Büro-Aktenvernichter erreichen meist nur die Stufe P‑2 oder P‑3. Für sensible Daten sind jedoch mindestens P‑4, bei besonders schützenswerten Informationen sogar P‑5 oder P‑6 vorgeschrieben.
Partikelgröße: Der Teufel steckt im Detail
Die DIN 66399 gibt genau vor, wie groß die Schnipsel nach der Vernichtung sein dürfen. Zum Vergleich:
- Ein typischer Büro-Aktenvernichter der Sicherheitsstufe P‑3 erzeugt Partikel von bis zu 320 mm².
- Die professionelle Vernichtung nach P‑4 reduziert das Volumen auf maximal 160 mm².
- Bei P‑5 sind es nur noch 30 mm².
Das heißt: Ein mit P‑3 geschreddertes Dokument lässt sich mit genug Zeitaufwand rekonstruieren. Bei REISSWOLF werden Daten in Hochleistungsanlagen zerkleinert, sodass eine Wiederherstellung praktisch ausgeschlossen ist.
Sicherheitsrisiko Bürogerät: Was im Papierkorb endet, kann ein Datenleck verursachen
Viele Büro-Aktenvernichter sind nicht DSG-konform. Sie haben keine Protokollierung, keine geschlossene Transportkette, keine Schutzbehälter. Oft landen die geschredderten Schnipsel ungesichert im Papierkorb – oder noch schlimmer: im Recyclingcontainer. Damit besteht die Gefahr, dass vertrauliche Informationen in falsche Hände geraten. Bei REISSWOLF erfolgt die Abholung in verschlossenen Sicherheitsbehältern, der Transport ist GPS-gesichert und die Vernichtung dokumentiert.
Interne Ressourcen: Schreddern kostet mehr als nur Zeit
Was auf den ersten Blick günstig wirkt, entpuppt sich schnell als Kostenfalle: Wenn Mitarbeitende regelmäßig stundenlang Papier schreddern, ist das nicht nur ineffizient, sondern auch riskant. Zudem sind einfache Geräte wartungsanfällig und verursachen Folgekosten. Eine professionelle Aktenvernichtung ist planbar, skalierbar und langfristig kosteneffizient – vor allem, wenn regelmäßige Leerungen oder große Archivräumungen anstehen.
Dokumente entsorgen – aber richtig: Compliance und Nachweisbarkeit
Wichtig für jede Revision, jedes Audit und jede interne Kontrolle: Bei REISSWOLF erhalten Kunden ein Vernichtungsprotokoll, das die vollständige, DSG-konforme Entsorgung dokumentiert. Für Unternehmen bedeutet das maximale Rechtssicherheit und Nachvollziehbarkeit – ein Punkt, den Bürogeräte nicht leisten können.
Vertrauliche Dokumente entsorgen: Eine Frage der Verantwortung
Ob Gehaltsabrechnung, Patientenakte oder Bauplan: Wer mit sensiblen Daten arbeitet, muss diese nicht nur speichern, sondern auch sicher entsorgen. Ein „Papierkorb mit Schredderfunktion“ reicht dafür nicht aus. Professionelle Aktenvernichtung ist nicht nur eine technische, sondern auch eine ethische Verpflichtung gegenüber Kunden, Mitarbeitenden und Partnern.
Fazit: Der Aktenschredder hat ausgedient
Für den privaten Gebrauch mag ein kleiner Aktenvernichter genügen. Für Unternehmen, Kanzleien, Arztpraxen oder Öffentliche Stellen gilt: Nur die professionelle Aktenvernichtung bietet die notwendige Sicherheit, Nachweisbarkeit und Gesetzeskonformität.
Sicherer Datenschutz: Reisswolf Schweiz als Ihr vertrauenswürdiger Partner
Sichere Akten- und Datenträgervernichtung ist entscheidend, wenn es um den Schutz vertraulicher Informationen geht. Bei Reisswolf Schweiz verstehen wir, wie wichtig Datenschutz und Umweltschutz sind. Unsere zertifizierten Prozesse garantieren maximale Sicherheit und einen umweltschonenden Umgang. In diesem Artikel erfahren Sie, warum wir Ihr Partner für sichere Akten- und Datenträgervernichtung sind.
1. Höchste Sicherheitsstandards
Der Schutz sensibler Daten ist unerlässlich. Bei Reisswolf Schweiz sind wir nach DIN 66399-zertifiziert und garantieren damit maximale Sicherheit bei unseren Prozessen, um den Schutz Ihrer vertraulichen Akten und elektronischen Datenträger jederzeit zu gewährleisten. Denn der Schutz Ihrer Daten hat bei uns oberste Priorität.
II. Sicherheitszertifikate für Ihre Gewissheit
Unsere Verpflichtung zur Sicherheit geht über die Zertifizierung hinaus. Nach jeder erfolgreichen Vernichtung erhalten Sie von uns ein Sicherheitszertifikat. Dieses Dokument bestätigt nicht nur die ordnungsgemässe Vernichtung Ihrer Daten, sondern auch unsere Verantwortung und Transparenz im Umgang mit Ihren Informationen.
III. Umweltschonende Praktiken
Datenschutz hat bei uns oberste Priorität. Doch wir verstehen ebenso die Bedeutung nachhaltiger Geschäftspraktiken. Unsere Prozesse zur Vernichtung von Akten und Datenträgern sind darauf ausgerichtet, den ökologischen Fussabdruck so gering wie möglich zu halten. So finden unsere datenschutzkonform und vollständig nach DIN-Norm 66399 vernichteten Akten sowie Datenträger eine zweite Verwendung und werden zu wiederverwendbaren Rohstoffen aufbereitet. Damit erfüllen wir unsere Mission, nicht nur Ihre vertraulichen Daten sicher zu vernichten, sondern auch einen positiven Beitrag zur Umwelt zu leisten. Sehen Sie hier, mit welchen Massnahmen wir die Nachhaltigkeit in unserer Unternehmensgruppe Paprec Schweiz fördern und umsetzen. (https://www.paprec.ch/wir-uebernehmen-verantwortung/).
IV. Die Wahl des vertrauenswürdigen Partners
Reisswolf Schweiz ist Ihr vertrauenswürdiger Partner für sichere Akten- und Datenträgervernichtung. Unsere langjährige Erfahrung, unser Engagement für Sicherheit und Umweltschutz sowie unsere Zertifizierungen machen uns zur besten Wahl für Ihre Datenschutzanforderungen. Wir bieten Ihnen eine Vertrauen Sie auf Reisswolf Schweiz, um Ihre vertraulichen Daten sicher und umweltfreundlich zu vernichten. Unsere zertifizierten Prozesse und unser Engagement für Datenschutz und Umweltschutz machen uns zum bevorzugten Partner für Unternehmen und Organisationen in der ganzen Schweiz.
