Aufbewahrungsfristen in der Schweiz – Was darf wann vernichtet werden?

Ein praktischer Leitfaden für Unternehmen, Kanzleien, Praxen und Verwaltungen

Zu früh vernichtet? Rechtliches Risiko.
Zu spät vernichtet? Lager voll, Datenschutzproblem, unnötige Kosten.

Klingt banal – ist aber Realität im Schweizer Büroalltag. Täglich erreichen uns Fragen wie: „Wie lange müssen wir die Unterlagen wirklich aufbewahren?“ oder „Können wir die alten Röntgenbilder jetzt endlich entsorgen?“

In diesem Blogbeitrag geben wir klare Antworten, teilen unsere Erfahrungen aus der Praxis – und sagen offen, wo’s brennt. Denn wer Aufbewahrungsfristen versteht, spart Zeit, Geld und Nerven. Und vor allem: handelt rechtskonform.

Warum Aufbewahrungsfristen kein lästiger Aktenschrank-Kram sind

Papier ist geduldig. Aber der Gesetzgeber nicht. In der Schweiz gilt: Geschäftsrelevante Unterlagen müssen über eine bestimmte Dauer aufbewahrt werden. Und zwar nicht „nach Gefühl“, sondern gesetzlich geregelt – je nach Dokumententyp, Inhalt und Branche.

Unser Rat: Nicht warten, bis der Revisor oder Datenschutzbeauftragte auf der Matte steht. Jetzt den Überblick schaffen – und handeln.

Die drei Säulen der Pflicht: OR, GeBüV, revDSG

Diese drei Rechtsgrundlagen sind entscheidend:

  • Obligationenrecht (OR) – Artikel 958f: regelt Buchführung und Archivierungspflichten.
  • Geschäftsbücherverordnung (GeBüV) – konkretisiert Dauer, Form und Zugänglichkeit.
  • Revidiertes Datenschutzgesetz (revDSG) – seit 1.9.2023 in Kraft, bringt klare Regeln zur Löschung.

Praxistipp: Was aufbewahrt werden muss, muss auch gesichert und lesbar archiviert werden – digital wie analog.

So lange müssen Sie aufbewahren – unsere Top 6 Fristen

  • 10 Jahre Pflicht (Standardfall):
    Buchhaltung, Bilanz, Jahresrechnung, Revisionsberichte
    Verträge, Lieferscheine, Rechnungen
    Geschäftskorrespondenz (auch E-Mail!)
    Personalunterlagen, Lohnabrechnungen, Sozialversicherungen
  • Medizinische Daten:
    Röntgenbilder & Patientendaten: 10 Jahre ab Behandlungsabschluss
    Kinder & Jugendliche: Bis zum 26. Lebensjahr aufbewahren empfohlen
  • Technische Dokumentation:
    Baupläne, Forschungsergebnisse: bis zu 20 Jahre (insbesondere bei öffentlicher Hand)
  • E-Mails:
    Geschäftlich relevante Inhalte? Dann: 10 Jahre – inklusive Anhänge

Was sagt der Datenschutz? Klare Regeln zur Löschung

Das revDSG verpflichtet zur Löschung, wenn der Zweck der Datenbearbeitung erfüllt ist. Heisst:

Aufbewahrung nur so lange wie nötig – danach ist löschen Pflicht.

Artikel 5 & 7 revDSG machen klar: Es braucht technische und organisatorische Massnahmen (TOM), um personenbezogene Daten sicher zu vernichten. Stichwort: Zugriffskontrollen, Schutzbehälter, Protokollierung.

Unsere Empfehlung: Vernichtung nicht aufschieben

Obwohl die gesetzlichen Fristen klar sind, sehen wir in der Praxis:

  • Viele Unternehmen lagern zu lange.
  • Es gibt keine einheitliche Archivstrategie.
  • Datenschutzverstösse lauern im Altbestand.

Unser Rat: Nach Fristablauf gezielt vernichten – mit System, Nachweis und Partner, der sich auskennt.

REISSWOLF Schweiz: Ihr Partner für die DSG-konforme Vernichtung

Mit uns geht’s einfach:

  • Sicherheitsbehälter gestellt
  • Abholung durch geschultes Personal
  • GPS-überwachter Transport
  • Vernichtung gemäss DIN 66399
  • Vernichtungszertifikat für Ihre Dokumentation

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Häufige Fragen – unsere ehrlichen Antworten

  • Was passiert, wenn ich zu früh vernichte?
    Rechtliche Konsequenzen: Steuerprüfung, DSG-Verstoss, Beweisnot.
  • Was passiert, wenn ich zu spät vernichte?
    Datenschutzrisiko, volle Lager, steigende Kosten. Und: unnötiger Aufwand.
  • Wie funktioniert die Vernichtung bei REISSWOLF?
    Sicher, dokumentiert, DSG-konform. Vom Container bis zum Zertifikat.
  • Muss ich auch private Daten archivieren?
    Nein, aber wenn Sie in einer Praxis, Kanzlei oder Behörde arbeiten, gelten klare Regeln für Patienten- und Klientendaten.

Fazit: Ordnung schaffen, Risiken vermeiden

Wer sich um Aufbewahrungsfristen kümmert, schützt sein Unternehmen – rechtlich und organisatorisch. Lassen Sie alte Akten nicht zum Sicherheitsproblem werden. Machen Sie Frühjahrsputz – juristisch korrekt.

REISSWOLF hilft Ihnen dabei.
Von der strukturierten Archivierung bis zur zertifizierten Vernichtung: Wir begleiten Sie durch den gesamten Lebenszyklus Ihrer Dokumente.

Hinweis: Dieser Artikel ersetzt keine Rechtsberatung. Für verbindliche Aussagen wenden Sie sich bitte an einen qualifizierten Juristen oder Datenschutzexperten.