Was Unternehmen wirklich beachten müssen, wenn es um Datenschutz und Rechtssicherheit geht.
Papier schreddern reicht nicht mehr
In vielen Unternehmen gehört der klassische „Aktenschredder“ genauso zur Büroausstattung wie der Drucker. Schnell ein Dokument eingeworfen, einige Sekunden gewartet – und schon ist die Angelegenheit scheinbar erledigt. Doch Vorsicht: Wer sensible oder vertrauliche Dokumente im Büro selbst vernichtet, riskiert rechtliche Konsequenzen und Sicherheitslücken. Denn zwischen einem Aktenvernichter aus dem Bürofachhandel und einer professionellen Aktenvernichtung durch zertifizierte Dienstleister wie REISSWOLF liegen Welten.
Rechtliche Grundlagen: Datenschutzgesetz und DIN 66399
Ob Personalakte, Kundenvertrag oder medizinische Dokumentation: Wer in der Schweiz personenbezogene Daten verarbeitet, unterliegt dem Datenschutzgesetz (DSG). Dieses verlangt, dass die Entsorgung von Dokumenten – analog wie digital – „angemessen gesichert“ erfolgt. Hier kommt die DIN 66399 ins Spiel: Sie regelt die Schutzklassen und Sicherheitsstufen für die Vernichtung von Datenträgern. Büro-Aktenvernichter erreichen meist nur die Stufe P‑2 oder P‑3. Für sensible Daten sind jedoch mindestens P‑4, bei besonders schützenswerten Informationen sogar P‑5 oder P‑6 vorgeschrieben.
Partikelgröße: Der Teufel steckt im Detail
Die DIN 66399 gibt genau vor, wie groß die Schnipsel nach der Vernichtung sein dürfen. Zum Vergleich:
- Ein typischer Büro-Aktenvernichter der Sicherheitsstufe P‑3 erzeugt Partikel von bis zu 320 mm².
- Die professionelle Vernichtung nach P‑4 reduziert das Volumen auf maximal 160 mm².
- Bei P‑5 sind es nur noch 30 mm².
Das heißt: Ein mit P‑3 geschreddertes Dokument lässt sich mit genug Zeitaufwand rekonstruieren. Bei REISSWOLF werden Daten in Hochleistungsanlagen zerkleinert, sodass eine Wiederherstellung praktisch ausgeschlossen ist.
Sicherheitsrisiko Bürogerät: Was im Papierkorb endet, kann ein Datenleck verursachen
Viele Büro-Aktenvernichter sind nicht DSG-konform. Sie haben keine Protokollierung, keine geschlossene Transportkette, keine Schutzbehälter. Oft landen die geschredderten Schnipsel ungesichert im Papierkorb – oder noch schlimmer: im Recyclingcontainer. Damit besteht die Gefahr, dass vertrauliche Informationen in falsche Hände geraten. Bei REISSWOLF erfolgt die Abholung in verschlossenen Sicherheitsbehältern, der Transport ist GPS-gesichert und die Vernichtung dokumentiert.
Interne Ressourcen: Schreddern kostet mehr als nur Zeit
Was auf den ersten Blick günstig wirkt, entpuppt sich schnell als Kostenfalle: Wenn Mitarbeitende regelmäßig stundenlang Papier schreddern, ist das nicht nur ineffizient, sondern auch riskant. Zudem sind einfache Geräte wartungsanfällig und verursachen Folgekosten. Eine professionelle Aktenvernichtung ist planbar, skalierbar und langfristig kosteneffizient – vor allem, wenn regelmäßige Leerungen oder große Archivräumungen anstehen.
Dokumente entsorgen – aber richtig: Compliance und Nachweisbarkeit
Wichtig für jede Revision, jedes Audit und jede interne Kontrolle: Bei REISSWOLF erhalten Kunden ein Vernichtungsprotokoll, das die vollständige, DSG-konforme Entsorgung dokumentiert. Für Unternehmen bedeutet das maximale Rechtssicherheit und Nachvollziehbarkeit – ein Punkt, den Bürogeräte nicht leisten können.
Vertrauliche Dokumente entsorgen: Eine Frage der Verantwortung
Ob Gehaltsabrechnung, Patientenakte oder Bauplan: Wer mit sensiblen Daten arbeitet, muss diese nicht nur speichern, sondern auch sicher entsorgen. Ein „Papierkorb mit Schredderfunktion“ reicht dafür nicht aus. Professionelle Aktenvernichtung ist nicht nur eine technische, sondern auch eine ethische Verpflichtung gegenüber Kunden, Mitarbeitenden und Partnern.
Fazit: Der Aktenschredder hat ausgedient
Für den privaten Gebrauch mag ein kleiner Aktenvernichter genügen. Für Unternehmen, Kanzleien, Arztpraxen oder Öffentliche Stellen gilt: Nur die professionelle Aktenvernichtung bietet die notwendige Sicherheit, Nachweisbarkeit und Gesetzeskonformität.