Cosa comporta la nuova legge sulla protezione dei dati (nLPD)?
La conformità al diritto incomincia dall’archivio: questi obblighi imposti dalla LPD riguardano anche i tuoi depositi di atti e documenti e la relativa distruzione.
Dal 1° settembre 2023 vige in Svizzera la nuova legge sulla protezione dei dati (nLPD), frutto di una revisione completa della precedente, che introduce una maggiore protezione dei dati personali e adegua le disposizioni alla digitalizzazione e ai nuovi rischi, per privati e per tutte le aziende che maneggiano informazioni sensibili.
La nuova LPD non si applica solo ai dati digitali, ma anche ai supporti fisici, come atti cartacei, dossier del personale, fascicoli dei pazienti o libri di commercio. Nel concreto, ciò significa che i dati archiviati richiedono una distruzione sicura, documentata e in conformità alla legge al termine del periodo di conservazione.
Perché lo sgombero di archivi è una questione di privacy
In molte organizzazioni, nel corso degli anni si accumulano montagne di documenti: pratiche contrattuali, appunti interni o documentazione medica. Una distruzione errata o inappropriata comporta numerosi rischi di natura giuridica, nonché dannosi per la reputazione.
La nuova LPD prevede regole chiare su come i documenti di archivio debbano essere trattati una volta scaduto il loro periodo di conservazione. Errori tipici
- smaltimento nei rifiuti domestici o nel cassonetto della carta da macero
- mancata cernita di dati personali
- assenza di un certificato di avvenuta distruzione
- nessun controllo dei tragitti di trasporto
REISSWOLF Svizzera ti supporta con un processo strutturato in maniera chiara:
✔ selezione e vaglio dei tuoi archivi
✔ trasporto in contenitori di sicurezza dotati di serratura
✔ distruzione secondo ISO/IEC 21964 e DIN 66399
✔ documentazione a prova di audit con certificato finale
Cosa le aziende devono ora considerare
La nLPD obbliga le aziende al rispetto di provvedimenti tecnici e organizzativi, anche per lo smaltimento di dati, che comprendono:
✔ riservatezza: protezione da un accesso non autorizzato durante lo stoccaggio/il trasporto
✔ integrità: la distruzione deve garantire l’impossibilità di ricostruire i dati
✔ tracciabilità: i processi devono essere documentati a prova di audit
✔ protezione dei dati attraverso la tecnologia: impiego di contenitori di sicurezza verificati e di processi controllati
✔ documentazione completa con certificato di avvenuta distruzione
REISSWOLF Svizzera fornisce non solo le giuste apparecchiature, ma anche un’attuazione a norma di legge.
Tipici termini di conservazione (CO/Olc):
- libri di commercio/giustificativi contabili: 10 anni
- cartelle cliniche: 10-20 anni (a seconda del Cantone/delle direttive di settore)
- documenti fiscali: 10 anni
- contratti di lavoro: 10 anni dalla cessazione del rapporto
- atti processuali: 10 anni (a volte di più)
Allo scadere dei termini: distruzione certificata e documentata a opera di un fornitore specializzato
Articoli della
LPD spiegati
in breve
Principi del trattamento dei dati (nLPD)
I dati possono essere trattati solo in modo lecito, conforme ai principi della conformità e vincolato allo scopo, incluse la cancellazione/distruzione al raggiungimento della finalità. Una conservazione non controllata o per un periodo eccessivo viola tali principi.
Sicurezza dei dati (nLPD)
Provvedimenti tecnici e organizzativi adeguati proteggono i dati personali da perdita, accesso non autorizzato o uso improprio, per l’intero ciclo di vita. Ciò riguarda anche la gestione degli archivi fisici.
Protezione dei dati sin dalla progettazione (nLPD)
Processi come lo sgombero d’archivi devono essere conformi sin dall’inizio alla protezione dei dati, ad es. mediante contenitori di sicurezza e.l.sy o trasporti monitorati da GPS.
Sanzioni (art. 60 nLPD)
In caso di violazioni incombono multe fino a 250'000 CHF. Particolarmente rischiosa è la perdita delle prove in caso di distruzione documentale o smaltimento non controllato.
Ordinanza sui libri di commercio (Olc)
L’ordinanza sulla tenuta e la conservazione dei libri di commercio (Olc, RS 221.431) obbliga alla regolarità della tenuta e della conservazione, nonché allo smaltimento sicuro dei libri contabili allo scadere del termine. È strettamente correlata alla nLPD.
Supporto di REISSWOLF nello sgombero di archivi in conformità alla LPD
REISSWOLF offre un processo completamente documentato e conforme alla normativa sulla protezione dei dati – sia che si tratti di un piccolo archivio di uno studio legale, sia di un magazzino pieno di cartelle cliniche.
✔ Analisi e consulenza: verifichiamo i tuoi termini di conservazione e la struttura dei dati
✔ Cernita sicura: con personale formato in loco
✔ Trasporto: in contenitori di sicurezza e.l.sy con monitoraggio GPS
✔ Distruzione: secondo DIN 66399 e ISO/IEC 21964 in centri svizzeri
✔ Attestazione: certificato di avvenuta distruzione per revisioni
*Esclusione di responsabilità
Tutti i dati contenuti in questa pagina hanno il mero scopo di fornire informazioni generali e non intendono fornire una consulenza giuridica. Per ottenere pareri legali vincolanti, consulta le leggi applicabili o richiedi una consulenza giuridica qualificata.
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