Termini di conservazione*
in Svizzera – Cosa si può
distruggere e quando?

Introduzione: perché sono così importanti i termini di conservazione in Svizzera?

In Svizzera le aziende sono tenute per legge a conservare documenti di rilevanza aziendale per determinati periodi. Tali requisiti mirano a garantire la tracciabilità delle operazioni, il rispetto degli obblighi fiscali e la protezione dei dati personali. Chi distrugge prima del termine rischia conseguenze legali. Chi, invece, lo fa dopo la scadenza del termine, va a oberare i magazzini, con conseguente aumento dei costi, non agisce in conformità alla privacy e ostacola le procedure interne.

Pertanto è fondamentale chiarire questi punti: quali documenti devono essere conservati e per quanto tempo? Quando una distruzione sicura è consentita o addirittura necessaria?

Fondamenti di legge: CO, Olc e LPD

In Svizzera esistono tre fonti giuridiche centrali che disciplinano gli obblighi di conservazione:

• codice delle obbligazioni (CO): definisce gli obblighi di tenuta dei libri di commercio e di archiviazione
• ordinanza sui libri di commercio (Olc): regolamenta i requisiti in termini di forma, durata e leggibilità della conservazione
• nuova legge sulla protezione dei dati (nLPD): obbliga le aziende all’utilizzo consapevole dei dati personali, inclusa la loro cancellazione sicura dopo l’adempimento della finalità

Queste norme intervengono in base al tipo di documento, al supporto (digitale o analogico), alla categoria dei dati e alla rilevanza per il diritto tributario, commerciale o per la protezione dei dati.

Termini di conservazione generali di cui a CO e Olc

Secondo il codice delle obbligazioni e secondo l’ordinanza sui libri di commercio vale quanto segue:

Obbligo di conservazione della durata di 10 anni per:

• documenti contabili (libro principale, giornale, bilancio e conto economico)
• conti annuali e relazioni di revisione
• corrispondenza commerciale (ad es. preventivi, contratti, bolle di consegna, fatture)
• dossier del personale (ad es. buste paga e attestati di versamento dei contributi di previdenza sociale)

Il termine decorre dalla fine dell’esercizio in cui è stato prodotto il documento. A seconda della legge speciale applicabile (ad es. legge fiscale o legge sull’IVA), per determinati documenti possono valere termini più lunghi.

Nota bene: anche documenti ed e-mail di rilevanza aziendale salvati digitalmente sono soggetti all’obbligo di conservazione e devono essere archiviati a prova di audit.

Termini di conservazione e protezione dei dati: quando devo cancellare?

Oltre agli obblighi di conservazione previsti dalla legge, le norme sulla protezione dei dati impongono una cancellazione tempestiva dei dati personali:

• I dati personali possono essere conservati finché necessari allo scopo per cui sono stati raccolti (principio di limitazione della conservazione)
• I titolari del trattamento devono adottare provvedimenti tecnici e organizzativi per garantire la protezione dei dati personali per tutto il loro ciclo di vita, compreso il loro smaltimento in sicurezza

Al più tardi allo scadere del termine di conservazione applicabile, i dati non possono in linea di principio essere più conservati e devono essere cancellati o distrutti nel rispetto della privacy, a condizione che non vi si oppongano legittimi interessi prevalenti od obblighi di legge.

Archiviazione vs. distruzione: cosa succede una volta decorso il termine?

Una volta scaduto il termine di conservazione, i documenti possono essere distrutti, ma lo smaltimento deve avvenire a regola d’arte e nel rispetto della protezione dei dati. Ciò riguarda tanto i documenti cartacei quanto i supporti di memoria digitali (ad es. penne USB, hard disk, pellicole radiologiche, ecc.).

Un semplice smaltimento nel cassonetto della carta straccia non è consentito.

REISSWOLF Svizzera offre soluzioni sicure:

✔ contenitori di sicurezza
✔ ritiro da parte di personale formato
✔ trasporto controllato mediante GPS
✔ frammentazione a norma DIN 66399
✔ certificato tracciabile di avvenuta distruzione

Richiedi un preventivo per una distruzione documentale

Esempi di tipici termini di conservazione nella prassi

Ecco alcuni esempi concreti di quanto a lungo e quali documenti si devono conservare, a titolo di orientamento:

• fatture, giustificativi, contratti: 10 anni
• Pdocumentazione del personale: 10 anni
• conteggi spese: 10 anni
• relazioni mediche, esami di laboratorio, lastre radiografiche: in genere dai 10 ai 20 anni
• progetti edili di istituzioni pubbliche: fino a 20 anni.
• e-mail di rilevanza aziendale: 10 anni

Mantenimento di un buon ordine documentale

Gli obblighi di conservazione legali in Svizzera sono complessi ma gestibili, se ci si affida al giusto partner. REISSWOLF Svizzera ti affianca nell’archiviazione conforme alla legge e nella distruzione sicura e documentata.

Che si tratti di documenti cartacei o digitali, ti supportiamo per l’intero ciclo di vita dei tuoi documenti sensibili.

*Esclusione di responsabilità

Tutti i dati contenuti in questa pagina hanno il mero scopo di fornire informazioni generali e non intendono fornire una consulenza giuridica. Per ottenere pareri legali vincolanti, consulta le leggi applicabili o richiedi una consulenza giuridica qualificata.