Protezione dei dati e smaltimento nell’amministrazione pubblica: soluzioni per Comuni, Cantoni e uffici
Soluzioni di settore per l’amministrazione, l’istruzione e i servizi sociali
Montagne di carte, registri di persone, mezzi di prova: nell’amministrazione pubblica, ogni giorno si producono documenti riservati che richiedono un trattamento conforme a severe disposizioni in materia di privacy. REISSWOLF supporta Comuni, Cantoni e uffici federali offrendo loro soluzioni certificate per lo smaltimento, nel rispetto della LPD e con un processo sicuro e completo.
I vantaggi in sintesi:
✔ conformità alla LPD e gestione a prova di audit
✔ processi certificati (ISO 9001 / ISO/IEC 21964)
✔ logistica sicura e documentazione completa
Sfide della PA
Autorità, cancellerie e servizi sociali gestiscono quotidianamente dati personali sensibili: da cartelle fiscali, a registri scolastici fino ai dossier sociali.
Il diritto federale (legge sulla protezione dei dati, LPD), le leggi cantonali archivistiche e in materia di protezione dei dati, nonché le disposizioni sulla conservazione contenute nel codice delle obbligazioni (CO) e nell’ordinanza sui libri di commercio (Olc) impongono una conservazione controllata e una distruzione di questi dati nel rispetto della privacy.
REISSWOLF offre soluzioni a norma di legge applicabili a fascicoli cartacei, supporti dati elettronici e archivi completi, con contenitori di sicurezza, catena di trasporto sicura e attestazione di avvenuta distruzione inclusi.
Tipici obblighi di smaltimento:
- registri del personale e documenti amministrativi (secondo LPD, diritto cantonale e CO)
- atti di archivio contenenti mezzi di prova o dati di fatturazione
- supporti dati elettronici: chiavette USB, dischi rigidi, SSD, DVD
- vecchi fascicoli provenienti da amministrazioni scolastiche, fiscali o sociali
Distruzione di documenti
La distruzione di atti amministrativi riservati, che siano pratiche fiscali, formulari di notifica o dossier sociali, deve essere condotta in ottemperanza a quanto previsto dalla normativa di riferimento.
REISSWOLF offre servizi di smaltimento sicuri e conformi alla LPD e alla ISO/IEC 21964, con contenitori di sicurezza dotati di serratura e distruzione certificata in impianti svizzeri; un iter ideale per lo smaltimento periodico o legato a un progetto specifico, in Comuni, Cantoni e istituzioni pubbliche.
Sgombero archivi
La procedura di scarto di archivi storici o di vecchi documenti prodotti dall’amministrazione e dalla giustizia richiede un approccio strutturato.
REISSWOLF organizza l’intero processo, dal vaglio, allo smistamento, all’imballaggio, al trasporto fino alla distruzione nel rispetto della privacy, con relativo certificato. Anche adatto per piccoli archivi e progetti di smantellamento o di consolidamento a breve termine.
Distruzione dei supporti dati
Le procedure amministrative digitali generano dati sensibili su computer, laptop o supporti dati esterni. REISSWOLF offre una distruzione certificata dei supporti dati a norma DIN 66399 / ISO/IEC 21964, con certificazione completa finale. Un iter perfetto per le autorità che desiderano mettere fuori servizio apparecchiature informatiche, server o supporti di memoria in totale sicurezza.
I destinatari delle nostre soluzioni
| Tipo di istituzione | Tipiche tipologie di dati |
|---|---|
| Comuni e amministrazioni cantonali | Registri di persone, documenti fiscali, atti di notifica |
| Cancellerie comunali e uffici | Dossier amministrativi, istanze, protocolli |
| Amministrazioni scolastiche e servizi sociali | Fascicoli degli studenti, dossier sociali, attestati di profitto |
Distruzione in conformità alla LPD e all’Olc
In Svizzera, la legge sulla protezione dei dati (LPD), l’ordinanza sui libri di commercio (Olc) e le leggi cantonali archivistiche e in materia di protezione dei dati definiscono regole chiare per la conservazione, l’archiviazione e la distruzione di documentazione amministrativa.
Documenti aziendali come giustificativi contabili, fatture e atti amministrativi vanno in genere conservati per 10 anni (CO e Olc); per singoli tipi di documenti possono trovare applicazione termini più lunghi in base al diritto speciale o al diritto cantonale archivistico.
REISSWOLF soddisfa tali requisiti e assicura una documentazione completa lungo l’intera catena di processo: dalla consegna al certificato di avvenuta distruzione.
Ordine giuridicamente conforme nella pubblica amministrazione
I requisiti legali in materia di protezione dei dati, conservazione e distruzione nella pubblica amministrazione svizzera sono complessi, ma possono essere soddisfatti in modo efficiente con il supporto di un partner specializzato. REISSWOLF Svizzera affianca enti pubblici e amministrazioni nell’archiviazione conforme alla legge, nella distruzione documentale nel rispetto della protezione dei dati e nella distruzione sicura dei supporti informatici. Che si tratti di fascicoli cartacei, archivi elettronici o hardware dismesso, REISSWOLF ti accompagna lungo l’intero ciclo di vita dei dati amministrativi sensibili.
Le tue domande,
le nostre risposte
Quali sono i tempi di conservazione degli atti amministrativi?
La legge prevede che specifici documenti debbano essere conservati per un determinato periodo di tempo. Molti documenti fiscali e contabili devono essere conservati in genere per dieci anni (ad es. giusta l’art. 958f CO e secondo i dettami dell’Olc). Per determinati documenti amministrativi e atti di archivio possono essere previsti per legge termini di conservazione più lunghi.
Quali documenti possono essere distrutti?
In linea di principio, tutti i documenti il cui termine di conservazione prescritto per legge o per contratto è scaduto e che non vengono acquisiti in un archivio competente, ad es. vecchi moduli di richiesta, documenti sociali o scolastici scaduti, doppie copie, bozze e documenti ausiliari obsoleti.
Come funziona la distruzione sicura dei supporti dati?
Tutti i supporti digitali vengono distrutti fisicamente e classificati in base alla DIN 66399 / ISO/IEC 21964. L’intero processo viene protocollato e si conclude con l’emissione di un certificato di avvenuta distruzione, che funge da prova da esibire agli organismi di vigilanza e revisione.
Soluzioni per ogni livello amministrativo
SOLUZIONE 1: DISTRUZIONE REGOLARE DEI DOCUMENTI
PER AUTORITÀ E UFFICI PUBBLICI
Tieni sotto controllo
i tuoi obblighi in materia di protezione dei dati.
Smaltimento continuo e pianificato di documenti amministrativi sensibili tramite contenitori di sicurezza con serratura e distruzione certificata.
Soluzione ideale per comuni, cantoni e uffici pubblici con un flusso costante di documentazione cartacea.
SOLUZIONE 2: SGOMBERO ARCHIVI UNA TANTUM E DISTRUZIONE DEI DOCUMENTI STORICI
Ci occupiamo dell’intero
sgombero dei tuoi archivi storici,
inclusi selezione, imballaggio, ritiro e distruzione sicura secondo ISO/IEC 21964. Adatto anche a piccole amministrazioni pubbliche o archivi scolastici.
Soluzioni di smaltimento in tutta la Svizzera
per autorità e istituzioni pubbliche
Con sedi a Zurigo, Basilea, Lucerna e Ginevra, REISSWOLF Svizzera è presente in tutte le regioni linguistiche del Paese – sempre vicino a te.
Che si tratti di distruzione documenti a Berna, sgombero archivi a Losanna o distruzione di supporti dati a San Gallo, garantiamo percorsi brevi, tempi di reazione rapidi e un’implementazione conforme alla legge in tutta la Svizzera.
Che si tratti di distruzione documenti a Berna, sgombero archivi a Losanna o distruzione di supporti dati a San Gallo, garantiamo percorsi brevi, tempi di reazione rapidi e un’implementazione conforme alla legge in tutta la Svizzera.
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