Was bedeutet das revidierte Datenschutzgesetz (revDSG)?
Rechtssicherheit beginnt im Archiv: Diese DSG-Pflichten betreffen auch Ihre Aktenlagerung.
Seit dem 1. September 2023 gilt in der Schweiz das revidierte Datenschutzgesetz (revDSG). Es modernisiert die bisherigen Vorschriften und passt sie an die Entwicklungen der Digitalisierung an. Ziel ist es, den Schutz von Personendaten zu stärken – sowohl für natürliche Personen als auch für Unternehmen, die mit sensiblen Informationen arbeiten.
Das revDSG betrifft nicht nur digitale Daten. Auch physische Datenträger wie Papierakten, Personalakten, Patientenakten, Geschäftsbücher oder analoge Archive fallen unter den Geltungsbereich. Das heisst konkret: Wer Daten archiviert, muss auch deren spätere Vernichtung gesetzeskonform, sicher und dokumentiert gestalten. Die Archiventsorgung wird somit zum datenschutzrechtlich relevanten Vorgang.
Warum die Archivräumung eine Datenschutzfrage ist
In vielen Organisationen schlummern über Jahre hinweg Berge an Unterlagen: Altakten, Vertragsdossiers, interne Memos, medizinische Unterlagen, Gerichtsentscheidungen. Was früher einfach entsorgt wurde, ist heute ein Sicherheitsrisiko – nicht nur rechtlich, sondern auch reputationsbezogen.
Wenn personenbezogene Daten in Archiven falsch oder unsachgemäss vernichtet werden, können schwerwiegende Datenschutzverstösse die Folge sein. Das revDSG sieht klare Regeln vor, wie Archivbestände behandelt werden müssen, wenn deren Aufbewahrungsfrist abgelaufen ist.
Typische Stolperfallen:
- Entsorgung über den Hausmüll oder Altpapiercontainer
- Archivauflösungen ohne vorherige Sichtung auf personenbezogene Daten
- Fehlen eines Vernichtungsnachweises
- Keine Kontrolle über Transportwege
REISSWOLF Schweiz unterstützt Sie mit einem klar strukturierten Prozess:
✔ Sichtung & Sortierung Ihrer Archive
✔ Transport in abschliessbaren Sicherheitsbehältern
✔ Vernichtung nach ISO/IEC 21964 und DIN 66399
✔ Revisionssicher & dokumentiert
✔ Lückenlose Dokumentation mit Vernichtungszertifikat
Was Unternehmen jetzt beachten müssen
Das revDSG verpflichtet Unternehmen zur Einhaltung technischer und organisatorischer Massnahmen (TOMs), auch bei der Entsorgung von Daten. Dazu gehören:
✔ Vertraulichkeit: Akten müssen während Lagerung und Transport vor Zugriffen geschützt werden
✔ Integrität: Die Vernichtung muss sicherstellen, dass Daten nicht rekonstruiert werden können
✔ Nachvollziehbarkeit: Prozesse müssen revisionssicher dokumentiert sein
✔ Datenschutz durch Technik: Einsatz geprüfter Sicherheitsbehälter & kontrollierter Prozesse
✔ Lückenlose Dokumentation mit Vernichtungszertifikat
REISSWOLF Schweiz stellt Ihnen nicht nur das richtige Equipment, sondern auch die rechtskonforme Umsetzung zur Verfügung.
Aufbewahrungsfristen und ihre Bedeutung für das DSG
Eine häufige Frage: Wann darf ich welche Unterlagen vernichten? Die Antwort liefert das Zusammenspiel aus revDSG und GeBüV (Verordnung über die Geschäftsführung und Buchführung).
Beispiele:
- Geschäftsbücher: 10 Jahre
- Patientenakten: 10–20 Jahre je nach Kanton
- Steuerunterlagen: 10 Jahre
- Arbeitsverträge: 10 Jahre nach Austritt
- Gerichtsakten: 10 Jahre (teilweise länger)
Nach Ablauf der Fristen müssen diese Unterlagen "sachgerecht" vernichtet werden – das bedeutet: durch einen zertifizierten Anbieter, mit dokumentierter Rückführung und Schutz vor Datenmissbrauch.
DSG-Relevante
Artikel & Grundlagen
kompakt erklärt
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Art. 5 revDSG – Grundsätze der Datenbearbeitung
Daten dürfen nur rechtmässig, verhältnismässig und zweckgebunden bearbeitet werden. Auch das Löschen oder Vernichten fällt unter diese Regelung. Wer Daten zu lange oder unkontrolliert aufbewahrt, riskiert einen Verstoss gegen das DSG.
Art. 7 revDSG – Datensicherheit
Es müssen angemessene technische und organisatorische Massnahmen (TOM) getroffen werden, um Daten vor Verlust, unbefugtem Zugriff oder Missbrauch zu schützen. Das betrifft insbesondere auch den Umgang mit physischen Altbestände
Art. 8 revDSG – Datenschutz durch Technik
Bereits bei der Gestaltung von Prozessen – wie etwa Archivräumungen – müssen Datenschutzprinzipien berücksichtigt werden. Dazu gehören u.a. e.l.sy-Schlösser für Sicherheitsbehälter oder automatisierte Nachverfolgung.
Art. 60 revDSG – Sanktionen
Bei Verstössen gegen das Datenschutzgesetz drohen Bußgelder von bis zu 250'000 CHF. Besonders risikoreich ist der Nachweisverlust – etwa, wenn kein Zertifikat über die Aktenvernichtung vorliegt oder die Entsorgung nicht kontrolliert erfolgte.
GeBüV – Geschäftsunterlagenverordnung
Diese Verordnung verpflichtet Unternehmen zur ordnungsgemässen Führung, Aufbewahrung und nach Ablauf der Fristen zur sicheren Entsorgung von Geschäftsdokumenten. Sie ist eng mit dem revDSG verzahnt.
So unterstützt REISSWOLF bei der DSG-konformen Archivräumung
REISSWOLF bietet Ihnen einen lückenlos dokumentierten, datenschutzkonformen Prozess – egal ob es sich um ein kleines Kanzleiarchiv oder ein Lager voller Patientenakten handelt.
✔ Analyse & Beratung: Wir prüfen Ihre Aufbewahrungsfristen und die Datenstruktur
✔ Sichere Sortierung: Mit geschultem Personal vor Ort
✔ Transport: In e.l.sy Sicherheitsbehältern mit GPS-Überwachung
✔ Vernichtung: Gemäss DIN 66399 und ISO/IEC 21964 in Schweizer Zentren
✔ Nachweis: Vernichtungszertifikat und DSG-konforme Dokumentation
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