Que signifie la loi fédérale révisée sur la protection des données (nLPD) ?
La sécurité juridique commence dans les archives : les obligations de la LPD concernent aussi le stockage et la destruction de vos documents.
Depuis le 1er septembre 2023, la loi fédérale révisée sur la protection des données (nLPD) est en vigueur en Suisse.
Elle renforce la protection des données personnelles et adapte les exigences légales à la digitalisation et aux nouveaux risques – tant pour les particuliers que pour toutes les entreprises traitant des informations sensibles.
La nLPD ne s’applique pas uniquement aux données numériques, mais également aux supports physiques tels que les dossiers papier, les dossiers du personnel, les dossiers patients ou les livres comptables.
Concrètement, cela signifie que les données archivées doivent être détruites, à l’expiration des délais de conservation, de manière conforme à la loi, sécurisée et documentée.
Pourquoi le désarchivage est aussi une question de protection des données
Dans de nombreuses organisations, des dossiers anciens, contrats, notes internes ou documents médicaux sont conservés pendant des années.
Une destruction incorrecte ou non conforme comporte des risques élevés – tant sur le plan juridique que pour la réputation.
La nLPD définit clairement la manière dont les archives doivent être traitées après l’expiration des délais de conservation.
Voici quelques écueils fréquents :
- Élimination via les déchets ménagers ou le recyclage papier
- Absence de tri préalable pour identifier les données personnelles
- Manque de preuve ou de certificat de destruction
- Chaînes de transport non contrôlées
REISSWOLF Suisse vous accompagne grâce à un processus clair et structuré :
✔ Analyse et tri de vos archives
✔ Transport dans des conteneurs sécurisés verrouillables
✔ Destruction conforme aux normes ISO/CEI 21964 et DIN 66399
✔ Documentation auditable et conforme aux exigences légales, avec certificat de destruction
Ce que les entreprises doivent désormais respecter
La nLPD impose aux entreprises la mise en œuvre de mesures techniques et organisationnelles (MTO), y compris lors de l’élimination des données. Cela comprend notamment :
✔ Confidentialité : protection contre tout accès non autorisé pendant le stockage et le transport
✔ Intégrité : la destruction doit empêcher toute reconstitution des données
✔ Traçabilité : les processus doivent être documentés de manière auditable
✔ Protection des données dès la conception : utilisation de conteneurs sécurisés certifiés et de processus contrôlés
✔ Documentation complète avec certificat de destruction
REISSWOLF Suisse met à votre disposition non seulement l’équipement adapté, mais aussi une mise en œuvre pleinement conforme au droit.
Délais de conservation usuels (CO / Olico) :
- Livres comptables et pièces justificatives : 10 ans
- Dossiers patients : 10 à 20 ans (selon le canton et les directives professionnelles)
- Documents fiscaux : 10 ans
- Contrats de travail : 10 ans après la fin des rapports de travail
- Dossiers judiciaires : 10 ans (parfois plus longtemps)
À l’issue du délai de conservation : destruction certifiée et documentée par un prestataire spécialisé.
Brève présentation
des articles et fondements juridiques
applicables de la nLPD
des articles et fondements juridiques
applicables de la nLPD
Principes du traitement des données (nLPD)
Les données ne peuvent être traitées que de manière licite, proportionnée et limitée à une finalité déterminée – y compris leur suppression ou destruction une fois cette finalité atteinte. Une conservation trop longue ou non contrôlée constitue une violation de ces principes.
Sécurité des données (nLPD)
Des mesures techniques et organisationnelles appropriées (TOM) protègent les données personnelles contre la perte, l’accès non autorisé ou l’usage abusif – et ce sur l’ensemble du cycle de vie des données, y compris pour les archives physiques.
Protection des données dès la conception (nLPD)
Les processus tels que le désarchivage doivent être conformes à la protection des données dès leur conception – par exemple grâce à l’utilisation de conteneurs de sécurité e.l.sy.® ou de transports surveillés par GPS.
Sanctions (art. 60 nLPD)
Les violations peuvent entraîner des amendes allant jusqu’à 250 000 CHF. Les situations particulièrement à risque sont l’absence de justificatifs lors de la destruction d’archives ou une élimination non contrôlée des documents.
Ordonnance sur la tenue et la conservation des livres de comptes (Olico)
L’Ordonnance concernant la tenue et la conservation des livres de comptes (Olico, RS 221.431) impose une tenue correcte, une conservation conforme et une élimination sécurisée des documents commerciaux à l’expiration des délais légaux. Elle s’applique conjointement avec la nLPD.
Comment REISSWOLF garantit un désarchivage conforme à la nLPD
REISSWOLF vous propose un processus entièrement documenté et conforme à la protection des données – qu’il s’agisse d’une petite archive de cabinet juridique ou d’un entrepôt contenant des dossiers médicaux sensibles.
✔ Analyse & conseil : vérification des délais de conservation et de la structure des données
✔ Tri sécurisé : effectué sur site par du personnel spécialement formé
✔ Transport : dans des conteneurs sécurisés e.l.sy.® avec suivi GPS
✔ Destruction : conformément aux normes DIN 66399 et ISO/CEI 21964, dans des centres suisses
✔ Justificatif : certificat de destruction à des fins d’audit et de conformité
Clause de non-responsabilité
Toutes les informations figurant sur cette page sont fournies sans garantie et servent exclusivement à des fins d’information générale. Elles ne constituent pas un avis juridique contraignant. Pour toute question juridique précise, veuillez vous référer aux dispositions légales applicables ou solliciter un conseil juridique qualifié.
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