Délais de conservation en Suisse – Quels documents peuvent être détruits et à quel moment ?
En Suisse, de nombreux bureaux croulent encore sous les classeurs – non pas parce qu’ils sont encore utiles, mais parce qu’une question persiste : « Ai-je le droit de les détruire maintenant ? ». La crainte de détruire des documents trop tôt est compréhensible, mais elle peut s’avérer coûteuse lorsqu’il s’agit de données sensibles ou d’obligations de contrôle. À l’inverse, conserver inutilement des documents mobilise de l’espace, du temps et de l’énergie – sans parler du risque accru en matière de protection des données.
Voici donc l’essentiel : conserver des documents implique de savoir combien de temps. Les détruire implique de le faire de manière sécurisée. C’est précisément l’objectif de cet article.
Pourquoi les délais de conservation sont essentiels
Toute activité professionnelle en Suisse – entreprise, étude, cabinet médical ou administration – est soumise à l’obligation de conserver certains documents pendant plusieurs années. Il ne s’agit pas d’un choix, mais d’une exigence légale. Les raisons sont claires :
- Traçabilité en cas de contrôles fiscaux
- Protection des données et des droits de la personnalité
- Sécurité des révisions et conformité réglementaire
Que prévoient concrètement les lois ?
Trois textes sont déterminants :
- Code des obligations (CO) : règles relatives à la comptabilité et à l’archivage (art. 958f)
- Ordonnance concernant la tenue et la conservation des livres de comptes (Olico) : précisions sur la forme et la durée
- Loi fédérale révisée sur la protection des données (nLPD) : depuis 2023, elle impose notamment des obligations de suppression
Selon le type de document, les délais de conservation varient – et à l’échéance, une règle s’impose : destruction sécurisée obligatoire !
Quels délais s’appliquent à quels documents ?
Voici les principales durées prévues par le CO et l’Olico :
- 10 ans pour les documents comptables, contrats, factures et correspondance
- 10 ans pour les dossiers patients et les radiographies
- Pour les enfants : conservation recommandée jusqu’à l’âge de 26 ans
- Les e-mails à valeur commerciale sont également concernés – un point souvent sous-estimé
Destruction conforme à la protection des données : une obligation
La loi sur la protection des données impose la suppression des données personnelles dès qu’elles ne sont plus nécessaires – et ce, de manière sécurisée. Un simple destructeur de bureau ne suffit pas. Pourquoi ?
- Absence de conteneurs de sécurité
- Aucune traçabilité des opérations
- Aucun justificatif de destruction
REISSWOLF prend en charge l’ensemble du processus : conteneurs sécurisés, transport sous surveillance GPS, destruction certifiée selon la norme DIN 66399, certificat de destruction inclus – y compris pour de petits volumes.
Destruction après l’échéance : la bonne procédure
- Trier les documents arrivés en fin de délai de conservation
- Les collecter dans des conteneurs sécurisés
- Organiser l’enlèvement par REISSWOLF
- Recevoir un certificat officiel de destruction
Notre conclusion
Détruire trop tôt expose à des sanctions. Détruire trop tard met en péril la protection des données et génère des coûts inutiles. Dans les deux cas, le risque est évitable.
Notre recommandation : effectuez chaque année un contrôle de vos archives. Identifiez ce qui arrive à échéance et ce qui peut être éliminé. Ensuite, confiez la destruction à REISSWOLF – de manière certifiée, sécurisée et conforme. C’est aussi simple que cela.
Ce que les entreprises doivent réellement prendre en compte en matière de protection des données et de sécurité juridique.
Déchiqueter du papier ne suffit plus
Dans de nombreuses entreprises, le « destructeur de documents » fait partie de l’équipement de bureau au même titre que l’imprimante. Un document est rapidement inséré, quelques secondes suffisent – et l’affaire semble réglée. Attention toutefois : détruire soi-même des documents sensibles ou confidentiels au bureau comporte des risques juridiques et des failles de sécurité. Entre un destructeur de documents du commerce spécialisé et une destruction professionnelle de documents réalisée par des prestataires certifiés comme REISSWOLF, il existe des différences majeures.
Bases légales : loi sur la protection des données et DIN 66399
Dossiers du personnel, contrats clients ou documentation médicale : toute entreprise traitant des données personnelles en Suisse est soumise à la loi sur la protection des données (LPD). Celle-ci exige que l’élimination des documents – papier comme numériques – soit effectuée de manière « appropriée et sécurisée ». C’est là qu’intervient la norme DIN 66399, qui définit les classes de protection et les niveaux de sécurité pour la destruction des supports de données. Les destructeurs de bureau atteignent généralement seulement les niveaux P-2 ou P-3. Pour les données sensibles, le niveau P-4 est requis au minimum ; pour les informations particulièrement sensibles, les niveaux P-5 ou P-6 sont nécessaires.
Taille des particules : le diable se cache dans les détails
La norme DIN 66399 définit précisément la taille maximale des fragments après destruction. À titre de comparaison :
- Un destructeur de bureau typique de niveau de sécurité P-3 produit des particules allant jusqu’à 320 mm².
- La destruction professionnelle selon le niveau P-4 réduit cette taille à un maximum de 160 mm².
- Au niveau P-5, les particules ne dépassent plus 30 mm².
Concrètement, un document détruit au niveau P-3 peut être reconstitué avec suffisamment de temps et d’efforts. Chez REISSWOLF, les données sont broyées dans des installations haute performance, rendant toute reconstitution pratiquement impossible.
Risque de sécurité lié aux appareils de bureau : ce qui finit à la corbeille peut provoquer une fuite de données
De nombreux destructeurs de bureau ne sont pas conformes à la LPD. Ils ne disposent ni de journalisation, ni de chaîne de transport sécurisée, ni de conteneurs protégés. Les fragments finissent souvent sans protection dans une corbeille à papier – ou pire encore, dans un conteneur de recyclage. Le risque que des informations confidentielles tombent entre de mauvaises mains est réel. Chez REISSWOLF, la collecte s’effectue dans des conteneurs de sécurité verrouillés, le transport est sécurisé par GPS et la destruction est entièrement documentée.
Ressources internes : déchiqueter coûte plus que du temps
Ce qui semble économique au premier abord se transforme rapidement en piège financier : lorsque des collaborateurs passent régulièrement des heures à déchiqueter du papier, c’est inefficace et risqué. De plus, les appareils simples sont sujets aux pannes et génèrent des coûts supplémentaires. Une destruction professionnelle de documents est planifiable, évolutive et rentable sur le long terme – en particulier lorsque des collectes régulières ou de vastes opérations de vidage d’archives sont nécessaires.
Éliminer les documents correctement : conformité et traçabilité
Essentiel pour toute révision, tout audit ou tout contrôle interne : chez REISSWOLF, les clients reçoivent un procès-verbal de destruction attestant d’une élimination conforme à la LPD. Pour les entreprises, cela signifie une sécurité juridique maximale et une traçabilité complète – des garanties qu’un appareil de bureau ne peut pas offrir.
Éliminer des documents confidentiels : une question de responsabilité
Bulletins de salaire, dossiers patients ou plans de construction : travailler avec des données sensibles implique non seulement de les conserver, mais aussi de les éliminer de manière sûre. Une « corbeille avec fonction de déchiquetage » est insuffisante. La destruction professionnelle de documents est une obligation non seulement technique, mais aussi éthique envers les clients, les collaborateurs et les partenaires.
Conclusion : le destructeur de documents appartient au passé
Pour un usage privé, un petit destructeur peut suffire. Pour les entreprises, cabinets d’avocats, cabinets médicaux ou administrations publiques, une seule solution s’impose : la destruction professionnelle de documents, seule à garantir la sécurité, la traçabilité et la conformité légale.
Protection des données en toute sécurité : REISSWOLF Suisse, votre partenaire de confiance
La destruction sécurisée des documents et des supports de données est essentielle pour protéger les informations confidentielles. Chez REISSWOLF Suisse, nous savons à quel point la protection des données et le respect de l’environnement sont importants. Nos processus certifiés garantissent une sécurité maximale et une gestion responsable des ressources. Dans cet article, vous découvrirez pourquoi nous sommes votre partenaire de confiance pour la destruction sécurisée des documents et des supports de données.
1. Des standards de sécurité les plus élevés
La protection des données sensibles est indispensable. Chez REISSWOLF Suisse, nous sommes certifiés selon la norme DIN 66399 et garantissons ainsi un niveau de sécurité maximal dans l’ensemble de nos processus, afin d’assurer à tout moment la protection de vos documents confidentiels et de vos supports de données électroniques. La sécurité de vos données est notre priorité absolue.
II. Des certificats de sécurité pour votre tranquillité d’esprit
Notre engagement en matière de sécurité va bien au-delà de la simple certification. Après chaque destruction réalisée avec succès, nous vous remettons un certificat de destruction. Ce document atteste non seulement de l’élimination conforme de vos données, mais également de notre sens des responsabilités et de notre transparence dans le traitement de vos informations.
III. Des pratiques respectueuses de l’environnement
La protection des données est pour nous une priorité absolue. Mais nous sommes également conscients de l’importance de pratiques commerciales durables. Nos processus de destruction des documents et des supports de données sont conçus pour réduire au maximum l’empreinte écologique. Les documents et supports détruits de manière conforme à la protection des données et intégralement selon la norme DIN 66399 sont valorisés et transformés en matières premières réutilisables. Nous remplissons ainsi notre mission : détruire vos données confidentielles en toute sécurité tout en apportant une contribution positive à la protection de l’environnement. Découvrez ici les mesures par lesquelles nous encourageons et mettons en œuvre la durabilité au sein de notre groupe Paprec Suisse (https://www.paprec.ch/wir-uebernehmen-verantwortung).
IV. Le choix d’un partenaire de confiance
REISSWOLF Suisse est votre partenaire de confiance pour la destruction sécurisée des documents et des supports de données. Notre longue expérience, notre engagement en faveur de la sécurité et de la protection de l’environnement ainsi que nos certifications font de nous le choix idéal pour répondre à vos exigences en matière de protection des données. Faites confiance à REISSWOLF Suisse pour détruire vos informations confidentielles de manière sûre et respectueuse de l’environnement. Nos processus certifiés et notre engagement constant font de nous le partenaire privilégié des entreprises et des organisations dans toute la Suisse.
