Protection des données et gestion des déchets des administrations publiques Solutions pour communes, cantons et administrations
Solutions sectorielles pour l’administration, l’éducation et les services sociaux
Dossiers administratifs, registres de population, pièces à conviction : dans l’administration publique, de nombreux documents confidentiels sont traités chaque jour et doivent être gérés selon des règles strictes en matière de protection des données. REISSWOLF accompagne les communes, cantons, offices et autorités fédérales avec des solutions d’élimination certifiées – conformes à la LPD, sûres et intégralement documentées.
Vos avantages en un coup d’œil :
✔ Conformité à la LPD et processus auditables
✔ Processus certifiés (ISO 9001 / ISO/CEI 21964)
✔ Logistique sécurisée et traçabilité complète
Enjeux spécifiques de l’administration publique
Le droit fédéral (Loi sur la protection des données – LPD), les lois cantonales sur la protection des données et les archives, ainsi que les obligations de conservation prévues par le Code des obligations (CO) et l’Ordonnance concernant la tenue et la conservation des livres de comptes (Olico) exigent une conservation contrôlée et une destruction conforme à la protection des données.
REISSWOLF propose des solutions juridiquement sûres pour les dossiers papier, les supports de données électroniques et les fonds d’archives complets – incluant des conteneurs de transport sécurisés, une chaîne logistique protégée et une preuve de destruction.
Obligations typiques en matière d’élimination :
- Dossiers personnels et documents administratifs (selon la LPD, le droit cantonal et le CO)
- Archives contenant des pièces justificatives ou des données comptables
- Supports de données électroniques – clés USB, disques durs, SSD, DVD
- Archives anciennes issues des services scolaires, fiscaux ou sociaux
Destruction de documents
Les documents administratifs confidentiels tels que déclarations fiscales, formulaires d’enregistrement ou dossiers sociaux doivent être détruits dans le strict respect de la protection des données. REISSWOLF prend en charge l’élimination sécurisée conformément à la LPD et à la norme ISO/CEI 21964, au moyen de conteneurs sécurisés verrouillables et d’une destruction certifiée dans des installations suisses. Une solution idéale pour une élimination régulière ou ponctuelle au sein des communes, cantons et institutions publiques.
Désarchivage
Les archives historiques ou les fonds anciens provenant de l’administration et de la justice nécessitent une évacuation structurée et rigoureuse. REISSWOLF organise l’ensemble du processus : tri, conditionnement, transport et destruction conforme à la protection des données, justificatif à l’appui. Convient également aux petits fonds d’archives et aux projets de réorganisation à court terme.
Destruction de supports numériques
La numérisation des processus administratifs génère des données sensibles stockées sur ordinateurs, portables ou supports externes. REISSWOLF propose une destruction certifiée des supports de données – conforme à la DIN 66399 – avec documentation complète de la destruction. Une solution parfaitement adaptée aux autorités souhaitant mettre au rebut des équipements informatiques ou des infrastructures serveur en toute sécurité.
À qui s’adressent nos solutions ?
| Type d’institution | Types de données traitées |
|---|---|
| Communes et administrations cantonales | Registres de population, dossiers fiscaux, documents d’état civil |
| Chancelleries et offices | Dossiers administratifs, demandes, procès-verbaux |
| Administrations scolaires et services sociaux | Dossiers d’élèves, dossiers sociaux, justificatifs de prestations |
Destruction juridiquement sûre selon la LPD et l’Olico
En Suisse, la Loi fédérale sur la protection des données (LPD), l’Ordonnance concernant la tenue et la conservation des livres de comptes (Olico), ainsi que les lois cantonales sur les archives et la protection des données définissent des règles claires en matière de conservation, d’archivage et de destruction des documents administratifs.
Les documents ayant une valeur comptable ou administrative – tels que les pièces comptables, factures et certains dossiers de gestion – doivent en principe être conservés pendant 10 ans (Code des obligations et Olico). Pour certains types de documents, des délais de conservation plus longs peuvent s’appliquer en vertu de législations spéciales ou du droit cantonal des archives.
REISSWOLF répond pleinement à ces exigences et garantit, sur l’ensemble de la chaîne de processus, une documentation continue et traçable – de la remise des documents jusqu’au certificat officiel de destruction.
Une organisation juridiquement sûre au sein de l’administration publique
Les exigences légales en matière de protection des données, de conservation et de destruction des documents au sein de l’administration suisse sont complexes — mais peuvent être mises en œuvre efficacement avec un partenaire spécialisé. REISSWOLF Suisse accompagne les autorités et administrations publiques dans l’archivage conforme au droit, la destruction sécurisée des documents et l’élimination certifiée des supports de données.
Qu’il s’agisse de dossiers papier, d’archives électroniques ou de matériel informatique obsolète, REISSWOLF vous accompagne tout au long du cycle de vie complet de vos données administratives sensibles.
Vos questions –
nos réponses
nos réponses
Combien de temps les archives administratives doivent-elles être conservées ?
Les délais de conservation varient selon la nature des documents. De nombreux documents fiscaux et comptables doivent généralement être conservés pendant 10 ans (par exemple conformément à l’art. 958f du CO et à l’Olico). Pour certains documents administratifs ou d’archives, des prescriptions cantonales ou sectorielles peuvent prévoir des délais de conservation plus longs.
Quels documents peuvent être détruits ?
En principe, tous les documents dont le délai légal ou contractuel de conservation est expiré et qui ne sont pas transférés vers des archives compétentes peuvent être détruits. Cela inclut notamment les anciens formulaires de demande, les dossiers sociaux ou scolaires arrivés à échéance, les copies en double, les brouillons ainsi que les documents de travail obsolètes.
Comment fonctionne la destruction sécurisée des supports de données ?
Tous les supports de données numériques sont détruits physiquement et classifiés conformément aux normes DIN 66399 et ISO/CEI 21964. L’ensemble du processus est documenté et se conclut par la remise d’un certificat officiel de destruction, servant de preuve auprès des autorités de contrôle et des instances d’audit.
Des solutions pour chaque échelon administratif
SOLUTION 1 : DESTRUCTION RÉGULIÈRE DE DOCUMENTS POUR LES AUTORITÉS
Gardez la maîtrise de vos obligations en matière de protection des données !
Élimination régulière et planifiée des documents administratifs sensibles à l’aide de conteneurs sécurisés verrouillables et d’une destruction certifiée.
Idéal pour les communes, cantons et offices disposant d’un flux constant de documents papier.
SOLUTION 2 : DÉSARCHIVAGE ET DESTRUCTION DES FONDS ANCIENS – INTERVENTION PONCTUELLE
Nous prenons en charge l’intégralité de vos archives anciennes
Tri, conditionnement, enlèvement et destruction sécurisée conformément à la norme ISO/CEI 21964.
Convient également aux petites administrations ou aux archives scolaires.
Des solutions d’élimination à l’échelle nationale pour les autorités et institutions publiques
Grâce à ses sites de Zurich, Bâle, Lucerne et Genève, REISSWOLF Suisse est présent dans toutes les régions linguistiques – et toujours proche de vous.
Qu’il s’agisse d’une destruction de documents à Berne, d’un désarchivage à Lausanne ou d’une destruction de supports de données à Saint-Gall, nous garantissons des circuits courts, des délais d’intervention rapides et une mise en œuvre juridiquement sûre, partout en Suisse.
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