Ce que les entreprises doivent réellement prendre en compte en matière de protection des données et de sécurité juridique.
Déchiqueter du papier ne suffit plus
Dans de nombreuses entreprises, le « destructeur de documents » fait partie de l’équipement de bureau au même titre que l’imprimante. Un document est rapidement inséré, quelques secondes suffisent – et l’affaire semble réglée. Attention toutefois : détruire soi-même des documents sensibles ou confidentiels au bureau comporte des risques juridiques et des failles de sécurité. Entre un destructeur de documents du commerce spécialisé et une destruction professionnelle de documents réalisée par des prestataires certifiés comme REISSWOLF, il existe des différences majeures.
Bases légales : loi sur la protection des données et DIN 66399
Dossiers du personnel, contrats clients ou documentation médicale : toute entreprise traitant des données personnelles en Suisse est soumise à la loi sur la protection des données (LPD). Celle-ci exige que l’élimination des documents – papier comme numériques – soit effectuée de manière « appropriée et sécurisée ». C’est là qu’intervient la norme DIN 66399, qui définit les classes de protection et les niveaux de sécurité pour la destruction des supports de données. Les destructeurs de bureau atteignent généralement seulement les niveaux P-2 ou P-3. Pour les données sensibles, le niveau P-4 est requis au minimum ; pour les informations particulièrement sensibles, les niveaux P-5 ou P-6 sont nécessaires.
Taille des particules : le diable se cache dans les détails
La norme DIN 66399 définit précisément la taille maximale des fragments après destruction. À titre de comparaison :
- Un destructeur de bureau typique de niveau de sécurité P-3 produit des particules allant jusqu’à 320 mm².
- La destruction professionnelle selon le niveau P-4 réduit cette taille à un maximum de 160 mm².
- Au niveau P-5, les particules ne dépassent plus 30 mm².
Concrètement, un document détruit au niveau P-3 peut être reconstitué avec suffisamment de temps et d’efforts. Chez REISSWOLF, les données sont broyées dans des installations haute performance, rendant toute reconstitution pratiquement impossible.
Risque de sécurité lié aux appareils de bureau : ce qui finit à la corbeille peut provoquer une fuite de données
De nombreux destructeurs de bureau ne sont pas conformes à la LPD. Ils ne disposent ni de journalisation, ni de chaîne de transport sécurisée, ni de conteneurs protégés. Les fragments finissent souvent sans protection dans une corbeille à papier – ou pire encore, dans un conteneur de recyclage. Le risque que des informations confidentielles tombent entre de mauvaises mains est réel. Chez REISSWOLF, la collecte s’effectue dans des conteneurs de sécurité verrouillés, le transport est sécurisé par GPS et la destruction est entièrement documentée.
Ressources internes : déchiqueter coûte plus que du temps
Ce qui semble économique au premier abord se transforme rapidement en piège financier : lorsque des collaborateurs passent régulièrement des heures à déchiqueter du papier, c’est inefficace et risqué. De plus, les appareils simples sont sujets aux pannes et génèrent des coûts supplémentaires. Une destruction professionnelle de documents est planifiable, évolutive et rentable sur le long terme – en particulier lorsque des collectes régulières ou de vastes opérations de vidage d’archives sont nécessaires.
Éliminer les documents correctement : conformité et traçabilité
Essentiel pour toute révision, tout audit ou tout contrôle interne : chez REISSWOLF, les clients reçoivent un procès-verbal de destruction attestant d’une élimination conforme à la LPD. Pour les entreprises, cela signifie une sécurité juridique maximale et une traçabilité complète – des garanties qu’un appareil de bureau ne peut pas offrir.
Éliminer des documents confidentiels : une question de responsabilité
Bulletins de salaire, dossiers patients ou plans de construction : travailler avec des données sensibles implique non seulement de les conserver, mais aussi de les éliminer de manière sûre. Une « corbeille avec fonction de déchiquetage » est insuffisante. La destruction professionnelle de documents est une obligation non seulement technique, mais aussi éthique envers les clients, les collaborateurs et les partenaires.
Conclusion : le destructeur de documents appartient au passé
Pour un usage privé, un petit destructeur peut suffire. Pour les entreprises, cabinets d’avocats, cabinets médicaux ou administrations publiques, une seule solution s’impose : la destruction professionnelle de documents, seule à garantir la sécurité, la traçabilité et la conformité légale.