Délais de conservation des documents en Suisse

En Suisse, de nombreux bureaux croulent encore sous les classeurs – non pas parce qu’ils sont encore utiles, mais parce qu’une question persiste : « Ai-je le droit de les détruire maintenant ? ». La crainte de détruire des documents trop tôt est compréhensible, mais elle peut s’avérer coûteuse lorsqu’il s’agit de données sensibles ou d’obligations de contrôle. À l’inverse, conserver inutilement des documents mobilise de l’espace, du temps et de l’énergie – sans parler du risque accru en matière de protection des données.

Voici donc l’essentiel : conserver des documents implique de savoir combien de temps. Les détruire implique de le faire de manière sécurisée. C’est précisément l’objectif de cet article.

Pourquoi les délais de conservation sont essentiels

Toute activité professionnelle en Suisse – entreprise, étude, cabinet médical ou administration – est soumise à l’obligation de conserver certains documents pendant plusieurs années. Il ne s’agit pas d’un choix, mais d’une exigence légale. Les raisons sont claires :

Traçabilité en cas de contrôles fiscaux
Protection des données et des droits de la personnalité
Sécurité des révisions et conformité réglementaire

Que prévoient concrètement les lois ?

Trois textes sont déterminants :

Code des obligations (CO) : règles relatives à la comptabilité et à l’archivage (art. 958f)
Ordonnance concernant la tenue et la conservation des livres de comptes (Olico) : précisions sur la forme et la durée
Loi fédérale révisée sur la protection des données (nLPD) : depuis 2023, elle impose notamment des obligations de suppression

Selon le type de document, les délais de conservation varient – et à l’échéance, une règle s’impose : destruction sécurisée obligatoire !

Quels délais s’appliquent à quels documents ?

Voici les principales durées prévues par le CO et l’Olico :

10 ans pour les documents comptables, contrats, factures et correspondance
10 ans pour les dossiers patients et les radiographies
Pour les enfants : conservation recommandée jusqu’à l’âge de 26 ans
Les e-mails à valeur commerciale sont également concernés – un point souvent sous-estimé

Destruction conforme à la protection des données : une obligation

La loi sur la protection des données impose la suppression des données personnelles dès qu’elles ne sont plus nécessaires – et ce, de manière sécurisée. Un simple destructeur de bureau ne suffit pas. Pourquoi ?

Absence de conteneurs de sécurité
Aucune traçabilité des opérations
Aucun justificatif de destruction

REISSWOLF prend en charge l’ensemble du processus : conteneurs sécurisés, transport sous surveillance GPS, destruction certifiée selon la norme DIN 66399, certificat de destruction inclus – y compris pour de petits volumes.

Destruction après l’échéance : la bonne procédure

Trier les documents arrivés en fin de délai de conservation
Les collecter dans des conteneurs sécurisés
Organiser l’enlèvement par REISSWOLF
Recevoir un certificat officiel de destruction

Notre conclusion

Détruire trop tôt expose à des sanctions. Détruire trop tard met en péril la protection des données et génère des coûts inutiles. Dans les deux cas, le risque est évitable.

Notre recommandation : effectuez chaque année un contrôle de vos archives. Identifiez ce qui arrive à échéance et ce qui peut être éliminé. Ensuite, confiez la destruction à REISSWOLF – de manière certifiée, sécurisée et conforme. C’est aussi simple que cela.