Délais de conservation
en Suisse : quand les documents
peuvent-ils être détruits ?

Introduction : Pourquoi les délais de conservation sont-ils si importants en Suisse ?

Les entreprises suisses ont l’obligation légale de conserver leurs documents commerciaux pendant une durée déterminée. Ces exigences garantissent la traçabilité des opérations, le respect des obligations fiscales et la protection des données personnelles. Qu’il s’agisse de pièces comptables, de dossiers du personnel, de contrats ou de radiographies, une destruction trop précoce peut entraîner des sanctions légales, tandis qu’une conservation trop longue augmente les coûts de stockage, les risques liés à la LPD et la charge administrative.

Il est donc essentiel de savoir quels documents doivent être conservés, pendant combien de temps — et à partir de quand ils peuvent être détruits en toute conformité.

Fondements juridiques : CO, Olico et nLPD

En Suisse, trois textes juridiques centraux régissent les obligations de conservation :

• Code des obligations (CO) : l’art. 958f CO fixe les règles fondamentales en matière de tenue de la comptabilité et d’archivage
• Ordonnance concernant la tenue et la conservation des livres de comptes (Olico) : précise les exigences relatives à la forme, à la durée et à la lisibilité des documents conservés
• Nouvelle loi fédérale sur la protection des données (nLPD) : en vigueur depuis le 1er septembre 2023, elle impose notamment la suppression sécurisée des données personnelles une fois la finalité atteinte

Ces fondements juridiques s’appliquent de manière combinée selon le type de document, le support (papier ou numérique), la catégorie de données et leur pertinence au regard du droit fiscal, commercial ou de la protection des données.

Délais généraux de conservation selon le CO et l’Olico

Selon le Code des obligations et l’Ordonnance concernant la tenue et la conservation des livres de comptes, la règle générale est la suivante :

Obligation de conservation de 10 ans pour :

• les pièces comptables (grand livre, journal, bilan, compte de résultat)
• les comptes annuels et les rapports de révision
• la correspondance commerciale (p. ex. offres, contrats, bons de livraison, factures)
• les dossiers du personnel (p. ex. fiches de salaire, justificatifs d’assurances sociales)

Le délai de conservation commence à la fin de l’exercice comptable au cours duquel les documents ont été établis. Selon des législations spéciales (p. ex. droit fiscal ou TVA), des délais de conservation plus longs peuvent s’appliquer à certains documents.

À noter : les documents stockés sous forme numérique ainsi que les e-mails à contenu commercial pertinent sont également soumis à l’obligation de conservation et doivent être archivés de manière conforme aux exigences de traçabilité et de révision.

Délais de conservation & protection des données : quand faut-il supprimer ?

Outre les obligations légales de conservation, les règles en matière de protection des données imposent la suppression des données personnelles en temps utile :

• Les données personnelles ne peuvent être conservées que pendant la durée nécessaire à la finalité poursuivie (principe de limitation de la conservation)
• Les responsables doivent mettre en œuvre des mesures techniques et organisationnelles appropriées (MTO) afin de protéger les données personnelles tout au long de leur cycle de vie – y compris lors de leur élimination sécurisée

Au plus tard à l’expiration du délai de conservation applicable, les données ne doivent en principe plus être conservées et doivent être supprimées ou détruites de manière conforme à la protection des données, sauf s’il existe des intérêts légitimes prépondérants ou des obligations légales contraires.

Archivage ou destruction : que se passe-t-il après l’expiration des délais ?

À l’issue du délai de conservation, les documents peuvent être détruits – mais uniquement selon des procédures professionnelles et conformes à la protection des données.
Cela concerne aussi bien les documents papier que les supports de stockage numériques (p. ex. clés USB, disques durs, films radiographiques).

Une élimination simple avec les déchets papier est interdite.

REISSWOLF Suisse propose des solutions de destruction sécurisées comprenant :

✔ Conteneurs de sécurité verrouillables
✔ Enlèvement par du personnel spécialement formé
✔ Transport sécurisé avec suivi GPS
✔ Destruction conforme à la norme DIN 66399
✔ Certificat de destruction traçable et documenté

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Exemples de délais de conservation courants dans la pratique

Voici quelques exemples concrets indiquant la durée de conservation de différents documents – à titre indicatif :

• Factures, justificatifs, contrats : 10 ans
• Dossiers du personnel : 10 ans
• Notes de frais : 10 ans
• Rapports médicaux, résultats de laboratoire, radiographies : généralement 10 à 20 ans
• Plans de construction d’institutions publiques : jusqu’à 20 ans
• E-mails à contenu professionnel ou contractuel : 10 ans

Mettre en place une organisation juridiquement conforme

Les obligations légales de conservation en Suisse sont complexes, mais parfaitement maîtrisables avec le bon partenaire. REISSWOLF Suisse vous accompagne aussi bien dans l’archivage conforme au droit que dans la destruction sécurisée et documentée de vos documents.

Qu’il s’agisse de supports papier ou numériques, nous vous accompagnons tout au long du cycle de vie de vos documents sensibles.

*Clause de non-responsabilité

Toutes les informations figurant sur cette page sont fournies sans garantie et servent exclusivement à des fins d’information générale. Elles ne constituent pas un avis juridique contraignant. Pour toute question juridique précise, veuillez vous référer aux dispositions légales applicables ou solliciter un conseil juridique qualifié.