Aktenvernichter im Büro vs. professionelle Aktenvernichtung – was ist wirklich sicher?
Was Unternehmen wirklich beachten müssen, wenn es um Datenschutz und Rechtssicherheit geht.
Einleitung: Papier schreddern reicht nicht mehr
In vielen Unternehmen gehört der klassische „Aktenschredder“ genauso zur Büroausstattung wie der Drucker. Schnell ein Dokument eingeworfen, einige Sekunden gewartet – und schon ist die Angelegenheit scheinbar erledigt. Doch Vorsicht: Wer sensible oder vertrauliche Dokumente im Büro selbst vernichtet, riskiert rechtliche Konsequenzen und Sicherheitslücken. Denn zwischen einem Aktenvernichter aus dem Bürofachhandel und einer professionellen Aktenvernichtung durch zertifizierte Dienstleister wie REISSWOLF liegen Welten.
1. Rechtliche Grundlagen: Datenschutzgesetz und DIN 66399
Ob Personalakte, Kundenvertrag oder medizinische Dokumentation: Wer in der Schweiz personenbezogene Daten verarbeitet, unterliegt dem Datenschutzgesetz (DSG). Dieses verlangt, dass die Entsorgung von Dokumenten – analog wie digital – „angemessen gesichert“ erfolgt. Hier kommt die DIN 66399 ins Spiel: Sie regelt die Schutzklassen und Sicherheitsstufen für die Vernichtung von Datenträgern. Büro-Aktenvernichter erreichen meist nur die Stufe P‑2 oder P‑3. Für sensible Daten sind jedoch mindestens P‑4, bei besonders schützenswerten Informationen sogar P‑5 oder P‑6 vorgeschrieben.
2. Partikelgröße: Der Teufel steckt im Detail
Die DIN 66399 gibt genau vor, wie groß die Schnipsel nach der Vernichtung sein dürfen. Zum Vergleich:
- Ein typischer Büro-Aktenvernichter der Sicherheitsstufe P‑3 erzeugt Partikel von bis zu 320 mm².
- Die professionelle Vernichtung nach P‑4 reduziert das Volumen auf maximal 160 mm².
- Bei P‑5 sind es nur noch 30 mm².
Das heißt: Ein mit P‑3 geschreddertes Dokument lässt sich mit genug Zeitaufwand rekonstruieren. Bei REISSWOLF werden Daten in Hochleistungsanlagen zerkleinert, sodass eine Wiederherstellung praktisch ausgeschlossen ist.
3. Sicherheitsrisiko Bürogerät: Was im Papierkorb endet, kann ein Datenleck verursachen
Viele Büro-Aktenvernichter sind nicht DSG-konform. Sie haben keine Protokollierung, keine geschlossene Transportkette, keine Schutzbehälter. Oft landen die geschredderten Schnipsel ungesichert im Papierkorb – oder noch schlimmer: im Recyclingcontainer. Damit besteht die Gefahr, dass vertrauliche Informationen in falsche Hände geraten. Bei REISSWOLF erfolgt die Abholung in verschlossenen Sicherheitsbehältern, der Transport ist GPS-gesichert und die Vernichtung dokumentiert.
4. Interne Ressourcen: Schreddern kostet mehr als nur Zeit
Was auf den ersten Blick günstig wirkt, entpuppt sich schnell als Kostenfalle: Wenn Mitarbeitende regelmäßig stundenlang Papier schreddern, ist das nicht nur ineffizient, sondern auch riskant. Zudem sind einfache Geräte wartungsanfällig und verursachen Folgekosten. Eine professionelle Aktenvernichtung ist planbar, skalierbar und langfristig kosteneffizient – vor allem, wenn regelmäßige Leerungen oder große Archivräumungen anstehen.
5. Dokumente entsorgen – aber richtig: Compliance und Nachweisbarkeit
Wichtig für jede Revision, jedes Audit und jede interne Kontrolle: Bei REISSWOLF erhalten Kunden ein Vernichtungsprotokoll, das die vollständige, DSG-konforme Entsorgung dokumentiert. Für Unternehmen bedeutet das maximale Rechtssicherheit und Nachvollziehbarkeit – ein Punkt, den Bürogeräte nicht leisten können.
6. Vertrauliche Dokumente entsorgen: Eine Frage der Verantwortung
Ob Gehaltsabrechnung, Patientenakte oder Bauplan: Wer mit sensiblen Daten arbeitet, muss diese nicht nur speichern, sondern auch sicher entsorgen. Ein „Papierkorb mit Schredderfunktion“ reicht dafür nicht aus. Professionelle Aktenvernichtung ist nicht nur eine technische, sondern auch eine ethische Verpflichtung gegenüber Kunden, Mitarbeitenden und Partnern.
7. Fazit: Der Aktenschredder hat ausgedient
Für den privaten Gebrauch mag ein kleiner Aktenvernichter genügen. Für Unternehmen, Kanzleien, Arztpraxen oder Öffentliche Stellen gilt: Nur die professionelle Aktenvernichtung bietet die notwendige Sicherheit, Nachweisbarkeit und Gesetzeskonformität.
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Sicherer Datenschutz: Reisswolf Schweiz als Ihr vertrauenswürdiger Partner
Sichere Akten- und Datenträgervernichtung ist entscheidend, wenn es um den Schutz vertraulicher Informationen geht. Bei Reisswolf Schweiz verstehen wir, wie wichtig Datenschutz und Umweltschutz sind. Unsere zertifizierten Prozesse garantieren maximale Sicherheit und einen umweltschonenden Umgang. In diesem Artikel erfahren Sie, warum wir Ihr Partner für sichere Akten- und Datenträgervernichtung sind.
1. Höchste Sicherheitsstandards
Der Schutz sensibler Daten ist unerlässlich. Bei Reisswolf Schweiz sind wir nach DIN 66399-zertifiziert und garantieren damit maximale Sicherheit bei unseren Prozessen, um den Schutz Ihrer vertraulichen Akten und elektronischen Datenträger jederzeit zu gewährleisten. Denn der Schutz Ihrer Daten hat bei uns oberste Priorität.
II. Sicherheitszertifikate für Ihre Gewissheit
Unsere Verpflichtung zur Sicherheit geht über die Zertifizierung hinaus. Nach jeder erfolgreichen Vernichtung erhalten Sie von uns ein Sicherheitszertifikat. Dieses Dokument bestätigt nicht nur die ordnungsgemässe Vernichtung Ihrer Daten, sondern auch unsere Verantwortung und Transparenz im Umgang mit Ihren Informationen.
III. Umweltschonende Praktiken
Datenschutz hat bei uns oberste Priorität. Doch wir verstehen ebenso die Bedeutung nachhaltiger Geschäftspraktiken. Unsere Prozesse zur Vernichtung von Akten und Datenträgern sind darauf ausgerichtet, den ökologischen Fussabdruck so gering wie möglich zu halten. So finden unsere datenschutzkonform und vollständig nach DIN-Norm 66399 vernichteten Akten sowie Datenträger eine zweite Verwendung und werden zu wiederverwendbaren Rohstoffen aufbereitet. Damit erfüllen wir unsere Mission, nicht nur Ihre vertraulichen Daten sicher zu vernichten, sondern auch einen positiven Beitrag zur Umwelt zu leisten. Sehen Sie hier, mit welchen Massnahmen wir die Nachhaltigkeit in unserer Unternehmensgruppe Paprec Schweiz fördern und umsetzen. (https://www.paprec.ch/wir-uebernehmen-verantwortung/).
IV. Die Wahl des vertrauenswürdigen Partners
Reisswolf Schweiz ist Ihr vertrauenswürdiger Partner für sichere Akten- und Datenträgervernichtung. Unsere langjährige Erfahrung, unser Engagement für Sicherheit und Umweltschutz sowie unsere Zertifizierungen machen uns zur besten Wahl für Ihre Datenschutzanforderungen. Wir bieten Ihnen eine Vertrauen Sie auf Reisswolf Schweiz, um Ihre vertraulichen Daten sicher und umweltfreundlich zu vernichten. Unsere zertifizierten Prozesse und unser Engagement für Datenschutz und Umweltschutz machen uns zum bevorzugten Partner für Unternehmen und Organisationen in der ganzen Schweiz.
Neues Datenschutzgesetz: das ändert sich
Mit der Revision des Schweizer Datenschutzgesetzes (nDSG) ändern sich ab 2023 wichtige Bestimmungen über die Bearbeitung von Personendaten. Zukünftig gilt es, verschärfte Regeln zu beachten – Unternehmen sollten daher ihre bestehenden Richtlinien und Datenschutzerklärungen bis zum Inkrafttreten am 1. September 2023 anpassen.
Das sind die wichtigsten Änderungen:
- Anpassungen an internationale Standards: Die Revision des Datenschutzgesetzes (DSG) wurde vorgenommen, um die Vorgaben der europäischen Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) zu berücksichtigen und eine bessere Harmonisierung der Datenschutzstandards zu erreichen. Dadurch wird der grenzüberschreitende Datenaustausch erleichtert.
- Das revidierte DSG beschränkt sich wie die DSGVO auf den Datenschutz natürlicher Personen – statt wie bisher auch auf Daten juristischer Personen. Die Informationspflichten bei der Beschaffung von Personendaten werden ausgebaut und gelten nicht mehr nur bei der Beschaffung von besonders schützenswerten Personendaten. Folglich wird eine Datenschutzerklärung für sämtliche Unternehmen Pflicht.
- Unternehmen ab 250 Mitarbeitenden müssen neu ein Verzeichnis der Bearbeitungstätigkeiten führen, in welchem sie sich in Bezug auf einzelne Bearbeitungen u.a. zu den Bearbeitungszwecken, den Kategorien der betroffenen Personen und Daten sowie der Aufbewahrungsdauer äussern.
- Auftragsbearbeitungen, etwa durch IT-Provider, sind vertraglich durch sog. Auftragsdatenbearbeitungsvereinbarungen (ADV; data processing agreements, DPA) abzusichern.
- Verletzungen der Datensicherheit müssen dem EDÖB gemeldet werden, wenn sie zu einem hohen Risiko für die Persönlichkeit oder der Grundrechte der betroffenen Person führen. Es ist durch geeignete technische oder organisatorische Massnahmen eine dem Risiko angemessene Datensicherheit zu gewährleisten, d.h. es sind diejenigen technischen und organisatorischen Massnahmen zu ergreifen, welche in Anbetracht des Zwecks der Datenbearbeitung, des Risikos, dem Stand der Technik und der Implementierungskosten erforderlich und angemessen sind (z.B. Zugriffskontrollen, Zugangskontrollen, Datenträgerkontrollen, Speicherkontrollen, Benutzerkontrollen etc.)
Diese Änderungen im schweizerischen Datenschutzgesetz unterstreichen die wachsende Bedeutung des Datenschutzes und der Privatsphäre in einer zunehmend digitalisierten Welt. Unternehmen und Organisationen sind angehalten, sich intensiv mit den neuen Anforderungen vertraut zu machen und geeignete Massnahmen zu ergreifen, um die Datenschutzbestimmungen umzusetzen und die Rechte ihrer Kunden und Nutzer zu wahren.
Übrigens: Eine sichere Aktenvernichtung ist entscheidend für den Datenschutz. Durch die sichere Vernichtung von vertraulichen Dokumenten und personenbezogenen Daten auf physischen Trägern wie Papier oder Festplatten wird Missbrauch und Identitätsdiebstahl verhindert.
Mit unserem umfassenden Service gewährleisten wir, dass Informationen endgültig und unwiederbringlich gelöscht werden, wenn sie nicht mehr benötigt werden. Erfahren Sie mehr zu unserem Angebot: https://www.reisswolf.ch/
