Aufbewahrungsfristen
in der Schweiz –
Was darf wann
vernichtet werden?

Einführung: Warum sind Aufbewahrungsfristen in der Schweiz so wichtig?

In der Schweiz sind Unternehmen gesetzlich verpflichtet, geschäftsrelevante Unterlagen über eine bestimmte Dauer aufzubewahren. Diese Vorschriften dienen der Nachvollziehbarkeit von Geschäftsvorgängen, der Einhaltung steuerrechtlicher Pflichten und dem Schutz personenbezogener Daten. Ob es sich um Buchhaltungsunterlagen, Personalakten, Verträge oder Röntgenbilder handelt – wer zu früh vernichtet, riskiert rechtliche Konsequenzen. Wer zu spät vernichtet, belastet Lagerkapazitäten, DSG-Konformität und Betriebskosten.

Deshalb ist es entscheidend zu wissen: Welche Dokumente müssen wie lange aufbewahrt werden – und wann dürfen sie endlich vernichtet werden?

Gesetzliche Grundlagen: OR, GeBüV und DSG

In der Schweiz regeln drei zentrale Normen die Aufbewahrungspflichten:

• Obligationenrecht (OR) – Artikel 958f OR regelt die Pflicht zur Buchführung und Archivierung
• Geschäftsbücherverordnung (GeBüV) – präzisiert die Anforderungen an Form, Dauer und Lesbarkeit
• revidiertes Datenschutzgesetz (revDSG) – seit 1.9.2023 in Kraft, regelt insbesondere Löschpflichten bei personenbezogenen Daten

Diese drei Normen zusammen definieren Pflichtfristen und Löschfristen, die sich je nach Dokumententyp unterscheiden – aber auch in Bezug auf Medium (digital oder analog), Datenschutz-Sensibilität und Relevanz für Steuerbehörden.

Allgemeine Aufbewahrungsfristen nach OR & GeBüV

Nach Art. 958f OR i.V.m. Art. 9 GeBüV gilt:

10 Jahre Aufbewahrungspflicht für:

• Buchhaltungsunterlagen (Hauptbuch, Journal, Bilanz, Erfolgsrechnung)
• Jahresrechnungen und Revisionsberichte
• Geschäftskorrespondenz (ein- und ausgehend, inkl. Offerten, Auftragsbestätigungen)
• Verträge, Bestellungen, Lieferscheine, Rechnungen
• Personalakten mit Lohnabrechnungen und Sozialversicherungsnachweisen

Die Frist beginnt jeweils mit dem Ende des Geschäftsjahres, in dem das Dokument entstanden ist.

Tipp: Auch E-Mails oder digitale Dokumente mit geschäftsrelevanter Funktion müssen archiviert werden – inkl. elektronischer Signatur oder im revisionssicheren DMS.

Aufbewahrungsfristen & Datenschutz: Wann muss ich löschen?

Das revidierte Datenschutzgesetz (revDSG) fordert nicht nur Aufbewahrung, sondern auch eine rechtzeitige Löschung:

• Art. 5 revDSG: Daten dürfen nur so lange aufbewahrt werden, wie es für den Zweck notwendig ist.
• Art. 7 revDSG: Technische und organisatorische Massnahmen (TOM) zum Schutz personenbezogener Daten müssen auch bei der Entsorgung gewährleistet sein.

Spätestens mit Ablauf der Aufbewahrungsfrist müssen personenbezogene Daten gelöscht oder vernichtet werden – und zwar sicher, nachweisbar und DSG-konform.

Archivierung vs. Vernichtung: Was passiert nach Ablauf der Frist?

Aufbewahrungspflicht vorbei – was jetzt?

• Nach Ablauf der gesetzlichen Frist dürfen Unterlagen vernichtet werden – müssen aber sachgerecht und sicher entsorgt werden.
• Dies gilt sowohl für Papierdokumente als auch für digitale Speichermedien (Festplatten, USB-Sticks, Röntgenfilme etc.)
• Eine einfache Papierentsorgung im Altpapier ist nicht zulässig.

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✔ Bereitstellung von Sicherheitsbehältern
✔ Abholung durch geschulte Mitarbeitende
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Beispiele für typische Aufbewahrungsfristen in der Praxis

Hier einige konkrete Beispiele, wie lange welche Dokumente aufbewahrt werden müssen – als Orientierung:

• Rechnungen & Belege: 10 Jahre
• Verträge & Korrespondenz: 10 Jahre
• Lohnabrechnungen & Arbeitsverträge: 10 Jahre/li>
• Spesenabrechnungen: 10 Jahre
• Arztberichte, Röntgenbilder, Laborwerte: 10 Jahre
• Baupläne & technische Zeichnungen: bis zu 20 Jahre bei öffentlicher Hand
• E-Mails mit geschäftsrelevanten Informationen: 10 Jahre (inkl. Anhänge)

Ordnung schaffen, Risiken vermeiden

Die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen in der Schweiz sind komplex, aber beherrschbar – wenn man weiss, was man tut. Wer mit einem professionellen Archivierungspartner zusammenarbeitet, kann sich auf das Wesentliche konzentrieren: sein Geschäft.

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