Aufbewahrungsfristen in der Schweiz – Was darf wann vernichtet werden?

In der Schweiz stapeln sich in vielen Büros noch immer die Ordner – nicht, weil man sie braucht, sondern weil man unsicher ist: „Darf ich das schon wegwerfen?“ Die Angst, etwas zu früh zu vernichten, ist nachvollziehbar – kann aber teuer werden, wenn es um sensible Daten oder Prüfpflichten geht. Umgekehrt kostet unnötiges Aufbewahren Lagerfläche, Zeit und Nerven. Ganz zu schweigen vom Datenschutzrisiko.

Deshalb vorweg: Wer Dokumente aufbewahrt, muss wissen, wie lange – und wer vernichtet, muss es sicher tun. Genau darum geht’s hier.

Warum Aufbewahrungsfristen wichtig sind

Wer in der Schweiz geschäftlich tätig ist – egal ob Firma, Kanzlei, Praxis oder Behörde – ist verpflichtet, geschäftsrelevante Unterlagen über mehrere Jahre hinweg aufzubewahren. Das ist kein Wunschkonzert, sondern gesetzliche Pflicht. Die Gründe:

  • Nachvollziehbarkeit für Steuerprüfungen
  • Datenschutz und Persönlichkeitsrechte
  • Revisionssicherheit und Compliance

Was sagen die Gesetze konkret?

Drei Regelwerke sind entscheidend:

  • Obligationenrecht (OR): regelt Buchführung und Archivierung (Art. 958f)
  • Geschäftsbücherverordnung (GeBüV): konkretisiert Form und Dauer
  • Revidiertes Datenschutzgesetz (revDSG): regelt seit 2023 unter anderem die Löschungspflicht

Je nach Dokumentenart gelten unterschiedliche Aufbewahrungsfristen – und spätestens nach Ablauf: sicher vernichten!

Was gilt für welche Unterlagen?

Hier die wichtigsten Fristen laut OR und GeBüV:

  • 10 Jahre für Buchhaltungsunterlagen, Verträge, Rechnungen, Korrespondenz
  • 10 Jahre für Patientenakten und Röntgenbilder
  • Bei Kindern: Aufbewahrung bis zum 26. Lebensjahr empfohlen
  • Auch geschäftsrelevante E-Mails zählen dazu – bitte nicht unterschätzen

DSG-konform vernichten: Pflicht, nicht Kür

Das Datenschutzgesetz verpflichtet dazu, personenbezogene Daten zu löschen, wenn sie nicht mehr benötigt werden. Und zwar sicher. Ein Büro-Aktenvernichter reicht da nicht. Warum?

  • Keine Schutzbehälter
  • Keine Protokollierung
  • Keine Nachweisführung

REISSWOLF übernimmt genau das: Sicherheitsbehälter, GPS-Transport, zertifizierte Vernichtung nach DIN 66399, inklusive Vernichtungsprotokoll – auch bei kleinen Mengen.

Vernichtung nach Ablauf der Frist: So läuft’s richtig

  • Dokumente nach Fristende aussortieren
  • In Sicherheitsbehältern sammeln
  • Abholung durch REISSWOLF organisieren
  • Vernichtungszertifikat erhalten

Unser Fazit

Wer zu früh vernichtet, riskiert Bußen. Wer zu spät vernichtet, gefährdet Datenschutz und zahlt drauf. Beides ist unnötig.

Unsere Empfehlung: Machen Sie einen Jahrescheck Ihrer Archive. Was ist fällig? Was darf weg? Und dann: REISSWOLF beauftragen, zertifizierte Vernichtung starten – fertig.