Aufbewahrungsfristen*
in der Schweiz –
Was darf wann
vernichtet werden?

Einführung: Warum sind Aufbewahrungsfristen in der Schweiz so wichtig?

In der Schweiz sind Unternehmen gesetzlich verpflichtet, geschäftsrelevante Unterlagen für bestimmte Zeiträume aufzubewahren. Diese Anforderungen dienen der Nachvollziehbarkeit von Geschäftsvorgängen, der Einhaltung steuerrechtlicher Pflichten und dem Schutz personenbezogener Daten. Wer zu früh vernichtet, riskiert rechtliche Konsequenzen. Wer zu spät vernichtet, belastet Lagerkosten, Datenschutzkonformität und interne Prozesse.

Es gilt deshalb zu klären: Welche Unterlagen müssen wie lange aufbewahrt werden? Und wann ist eine sichere Vernichtung zulässig oder sogar erforderlich?

Gesetzliche Grundlagen: OR, GeBüV und DSG

In der Schweiz sind drei zentrale Rechtsquellen für Aufbewahrungspflichten relevant:

• Obligationenrecht (OR): definiert grundlegende Buchführungs- und Archivierungspflichten
• Geschäftsbücherverordnung (GeBüV): regelt Anforderungen an Form, Dauer und Lesbarkeit der Aufbewahrung
• revidiertes Datenschutzgesetz (revDSG): verpflichtet Unternehmen zum verantwortungsvollen Umgang mit Personendaten, einschliesslich deren sicherer Löschung nach Zweckerfüllung

Diese Regelungen greifen je nach Dokumententyp, Medium (analog/digital), Datenkategorie und Relevanz für Steuer-, Handels- oder Datenschutzrecht.

Allgemeine Aufbewahrungsfristen nach OR & GeBüV

Laut Obligationenrecht und Geschäftsbücherverordnung gilt in der Regel:

10 Jahre Aufbewahrungspflicht für:

• Buchhaltungsunterlagen (Hauptbuch, Journal, Bilanz, Erfolgsrechnung)
• Jahresrechnungen und Revisionsberichte
• Geschäftskorrespondenz (z. B. Offerten, Verträge, Lieferscheine, Rechnungen)
• Personalunterlagen (z. B. Lohnabrechnungen, Sozialversicherungsnachweise)

Die Frist beginnt jeweils mit Ablauf des Geschäftsjahres, in dem die entsprechenden Unterlagen erstellt wurden.Je nach Spezialgesetz (z. B. Steuer- oder Mehrwertsteuergesetz) können für bestimmte Unterlagen längere Fristen gelten.

Hinweis: Auch digital gespeicherte Dokumente und E-Mails mit geschäftsrelevantem Inhalt sind aufbewahrungspflichtig und müssen revisionssicher archiviert werden.

Aufbewahrungsfristen & Datenschutz: Wann muss ich löschen?

Neben gesetzlichen Aufbewahrungspflichten verlangen die Datenschutzbestimmungen eine rechtzeitige Löschung personenbezogener Daten:

• Personendaten dürfen nur so lange aufbewahrt werden, wie es für den jeweiligen Zweck erforderlich ist (Grundsatz der Speicherbegrenzung)
• Verantwortliche müssen geeignete technische und organisatorische Massnahmen (TOM) ergreifen, um personenbezogene Daten während des gesamten Lebenszyklus zu schützen – einschliesslich sicherer Entsorgung

Spätestens nach Ablauf der anwendbaren Aufbewahrungsfrist dürfen Daten grundsätzlich nicht mehr aufbewahrt werden und sind datenschutzgerecht zu löschen oder zu vernichten, soweit keine überwiegenden berechtigten Interessen oder gesetzlichen Pflichten entgegenstehen.

Archivierung vs. Vernichtung: Was passiert nach Fristablauf?

Nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist dürfen Unterlagen vernichtet werden – müssen aber fachgerecht und datenschutzkonform entsorgt werden. Dies betrifft sowohl Papierdokumente als auch digitale Speichermedien (z. B. USB-Sticks, Festplatten, Röntgenfilme).

Eine einfache Entsorgung im Altpapier ist unzulässig.

REISSWOLF Schweiz bietet sichere Vernichtungslösungen inklusive:

✔ Sicherheitsbehälter
✔ Abholung durch geschultes Personal
✔ GPS-gesicherter Transport
✔ Vernichtung nach DIN 66399
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Beispiele für typische Aufbewahrungsfristen in der Praxis

Hier einige konkrete Beispiele, wie lange welche Dokumente aufbewahrt werden müssen – als Orientierung:

• Rechnungen, Belege, Verträge: 10 Jahre
• Personalunterlagen: 10 Jahre
• Spesenabrechnungen: 10 Jahre
• Arztberichte, Laborwerte, Röntgenbilder: meist 10 bis 20 Jahre
• Baupläne öffentlicher Institutionen: bis zu 20 Jahre
• E-Mails mit geschäftsrelevantem Inhalt: 10 Jahre

Rechtssichere Ordnung schaffen

Die gesetzlichen Aufbewahrungspflichten in der Schweiz sind komplex, aber handhabbar – mit dem richtigen Partner. REISSWOLF Schweiz begleitet Sie bei der rechtskonformen Archivierung und der sicheren, dokumentierten Vernichtung.

Ob Papier oder Digital: Wir unterstützen Sie über den gesamten Lebenszyklus Ihrer sensiblen Dokumente.

*Haftungsausschluss

Alle Angaben auf dieser Seite dienen ausschliesslich der allgemeinen Information. Sie stellen keine Rechtsberatung dar. Für verbindliche rechtliche Einschätzungen ziehen Sie bitte die einschlägigen Gesetze oder eine qualifizierte Rechtsberatung bei.