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Aménagement des postes de travail : trois conseils et une mise en garde

L’arrivée d’un nouveau collaborateur au sein d’une entreprise implique dans la plupart de cas de reconfigurer un poste de travail existant. Ce faisant, une attention toute particulière doit être portée au traitement des « anciens » dossiers et documents.

Les entreprises florissantes disposent en général d’une procédure d’accueil des nouveaux collaborateurs. Les personnes qui viennent renforcer l’équipe doivent rapidement connaître l’ensemble des collègues et maîtriser les procédures afin de pouvoir se mettre efficacement au travail. Toutefois, une question se pose : avez-vous également défini ce qu’il advient d’un poste de travail en cas de changement de la personne qui l’utilise ? Voici quelques points qui méritent votre attention :

  1. Archivez ou détruisez / faites détruire les anciens documents

Une chose est sûre : sur un nouveau poste de travail, personne n’aime tomber sur des « vestiges » de son prédécesseur. Autre aspect entrant en ligne de compte : la protection des données internes à l’entreprise et de la sphère privée des collaborateurs qui ont quitté cette dernière. C’est pourquoi il est recommandé de stocker les dossiers restants dans un lieu adéquat ou de les faire détruire de manière sûre et professionnelle. La collecte des vieux papiers n’est pas une méthode appropriée. Dans l’idéal, il convient de faire appel à un prestataire certifié.

  1. Préparez et mettez à disposition tous les appareils requis

Veillez à ce que le poste de travail soit entièrement préparé à l’avance. Outre les éléments de base indispensables sur le bureau, concentrez-vous également sur les assistants électroniques : veillez à ce que tous les appareils requis soient en place, à commencer par l’ordinateur, l'(éventuel) ordinateur portable et le téléphone, si jamais vous utilisez encore des appareils classiques. Si vous continuez à utiliser un ordinateur existant, ce dernier doit avoir été « nettoyé » dans toute la mesure du possible, entendez par là que toutes les anciennes données doivent avoir été supprimées.

  1. Préparez les identifiants de messagerie électronique et autres données d’accès

Demandez suffisamment tôt aux personnes responsables de configurer l’ensemble des comptes nécessaires. En font bien entendu partie une adresse électronique installée sur tous les appareils, mais aussi un profil dans les programmes utilisés tels que les systèmes ERP, les plates-formes de messagerie internes ou les outils de gestion de projets.

  1. Pensez à un cadeau de bienvenue

Ici, c’est l’attention qui compte avant tout : avec un petit cadeau, vous contribuez à ce que le nouveau ou la nouvelle venu(e) commence sa première journée de travail avec le sourire. Que ce soit un bouquet de fleurs, des chocolats ou une bouteille de vin, une surprise en guise de bienvenue facilite toujours un peu les débuts.

Il va de soi que les trois premiers points évoqués doivent absolument avoir été réglés. En effet, si un seul élément ne fonctionne pas conformément aux attentes, vous pouvez craindre des retards. De plus, vous ne devez pas sous-estimer à quel point il est important que les nouveaux collaborateurs se sentent bien accueillis dès leur arrivée. Des études ont montré qu’une bonne procédure d’accueil augmente la cohésion d’équipe jusqu’à 25 % et améliore sensiblement les performances après l’entrée en fonction. Évidemment, dans de nombreux cas, il existe une marge d’amélioration importante. Dans le cadre d’un sondage réalisé auprès du groupe Haufe spécialisé dans les RH, plus de 80 % des personnes interrogées ont indiqué pouvoir encore améliorer leur procédure d’intégration.

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Create date: 03.11.2021 | Auteur Reisswolf